Zaman… Yerine başka bir şeyi koyamadığımız, bazen geçse dert, bazense geçmese dert olan ama çoğu zaman yettiremediğimiz, günümüz dünyasında en değerli kaynaklardan biri. Modern dünyamızda ve teknoloji çağında, sürekli bir şeyler için koşturup dururken, sonsuz bir meşguliyet döngüsünün içerisindeyken, hep acelemiz varken, kısacası hızla akıp giden hayatlarımıza ayak uydurmaya çalışırken zaman yönetimi pek çoğumuz için en kritik konu haline gelmiş durumda.

Üstelik zaman yönetimi, sadece kişisel hayatlarımızda değil, iş dünyasında, profesyonel yaşantımızda da büyük önem taşıyor. Yine de pek çok kişi için ulaşılması en zor hedeflerden biri. Dolayısıyla farklı zaman yönetimi tekniklerini öğrenmek ve uygulamak, bugün hemen hemen hepimizin ihtiyacı.

Bugüne kadar pek çok zaman yönetimi tekniği denemiş ve bazen başarılı, bazen başarısız olmuş olabilirsiniz. Ya da bir türlü size hitap edecek o doğru tekniği henüz keşfetmemiş de olabilirsiniz. Öyleyse, “time pockets” yöntemiyle tanışmanızın şimdi tam zamanı.

Time pockets tekniği: Zamanın cepleri olur mu?

Time pockets veya Türkçe’ye zaman cepleri olarak çevirebileceğimiz bu zaman tekniğini, aslında özel bir çaba harcamadan ortaya çıkan zamanlar olarak açıklamak mümkün. Artık zaman da denilebilir. Çünkü, time pockets, gün içindeki kısa süreli boşlukları daha verimli şekilde kullanma fikrine dayanıyor. Bu boşluklar, genellikle farkında olmadan geçip giden, ancak doğru şekilde değerlendirildiğinde günümüze büyük değer katabilecek anlardan oluşuyor.

Tek yapmanız gereken o artan zamanları fark etmek ve onları verimli bir şekilde kullanmak için plan yapmak. Örneğin, diyelim ki önemli bir toplantınız var ve öğlen 2’de başlayacak, fakat siz yarım saat öncesinden toplantının olacağı yere gittiniz ve tek yaptığınız toplantının başlama saatini beklemek. Bu boş zamanı değerlendirmek, sizce de gününüzde önemli bir fark yaratmaz mı?

Üstelik bu artan zamanı illaki toplantı notlarına bakarak geçirmenize de gerek yok, fazladan dinlenme zamanı olarak da değerlendirebilirsiniz. Ya da bir türlü vakit bulamadığınız için arayamadığınız o kişiyi arayabilir veya sürekli ertelediğiniz o maili atabilirsiniz.

Her iş gününün ilk 45 dakikasını e-posta gelen kutunuzla ilgilenmeye ayırdığınızı varsayalım. Bir gün 30 dakikada bitirirseniz 15 dakikanız kalır. Ve bu bir ‘zaman cebi’dir. Bu ve benzeri zaman ceplerinin gün içinde oluşabileceğini fark ettiğinizde onları daha etkin bir şekilde değerlendirmek için bir plan yapabilirsiniz. Elbette ki o maillerinizden artan 15 dakikayı dinlenmek için de kullanmayı tercih edebilir veya fazladan 1 kahve daha içebilirsiniz, ancak zaten gününüzü planlarken belirlediğiniz mola zamanlarınız var ise bu time pocket daha farklı bir şekilde değerlendirebilir.

Genel olarak gün içindeki beklenmedik, planda olmayan boş zamanlara karşılık geçen ‘time pocket’lar ile hem kişisel yaşantınızı hem de iş yaşantınızı çok daha verimli hale getirebilirsiniz. Sadece bu zaman ceplerine karşı hazırlıklı olmalı, olası bir artan zaman da ne yapacağınızı belirlemiş olmalısınız, ancak iyi bir planlama ile en fazla verimi alabilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Kişisel zaman yönetimi: Elinizdeki sınırlı saatlerle ne yapacaksınız?

Zaman ceplerini bulma ve değerlendirme yolları

Pek çoğumuz, zamanımızı büyük bloklar halinde planlamaya odaklandığımız için gün içindeki küçük boşlukları göz ardı edebiliyoruz. Ancak, o kısa sürelerin toplamı, önemli bir zaman dilimi oluşturabilir ve doğru kullanıldığında büyük farklar yaratabilir. Bu nedenle zaman ceplerini fark etmek ve en iyi şekilde değerlendirebilmek önemli. İşte bunun için faydalanabileceğiniz ipuçları:

• Gününüzü baştan sona gözden geçirin ve planlanmamış, serbest zaman dilimlerini belirleyin. Bu, kahve molası, yolculuklar veya toplantılar arası bekleme süreleri olabilir.
• Her bir ‘time pocket’ın süresini ve sıklığını not alın. Bu, onları nasıl kullanabileceğinize dair fikirler geliştirmenize yardımcı olabilir.
• Hangi becerileri geliştirmek veya hangi projeler üzerinde çalışmak istediğinize karar verin. Böylece, önceliklerinizi belirleyebilir, bu artan zamanları daha amaçlı bir şekilde planlayabilirsiniz.
• Her bir zaman cebi için gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler koyun. Okumak istediğiniz bir makale, yazılacak bir e-posta veya kısa bir meditasyon yapmak gibi net ve günlük planınıza uygun hedefler olabilir.
• Bazı ‘time pocket’lar beklenenden daha kısa veya daha uzun olabilir. Veya hiç olmayabilir. Planlarınızı esnek tutun ve anın gerektirdiği şekilde ayarlamalar yapmak için gerekli esnekliği sağladığınızdan emin olun.
• Farklı türdeki aktiviteleri dönüşümlü olarak kullanmayı deneyin. Örneğin bir gün zaman ceplerinizi işinizle ilgili hedefleriniz için kullanırken bir başka gün kişisel gelişiminiz veya zihinsel bakımınız için kullanın.
• Her haftanın sonunda o haftaki zaman ceplerinizi nasıl kullandığınızı değerlendirin ve gelecek hafta için iyileştirmeler yapmayı deneyin.

Sonuç olarak time pockets tekniği ile, zamanınız daha bilinçli bir şekilde yönetebilir, gün içindeki boşlukları yaşamınıza ve hedeflerinize uygun olacak ve size en iyi gelecek şekilde değerlendirebilirsiniz. Bu sayede rutinlerinizi dönüştürerek hem kişisel hem de profesyonel gelişiminize katkı sağlayabilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Zaman yönetimi konusunda ilham verici TED konuşmaları