Bir düşünün gelen kutunuzda gördüğünüz o okunmamış mailler sizi nasıl etkiliyor? Mesai saatleri dışında telefonunuzdaki e-posta bildirimlerini gördüğünüzde ne hissediyorsunuz? Şunu da cevaplayayım, son bir kez bir daha maillerime bakayım derken iş saatleriniz dışında maillerinizle kaç saat haşır neşir oluyorsunuz?

Dijital çağın en önemli iletişim araçlarından biri olan e-posta, günlük yaşantımızın kritik bir parçası. Özellikle iş hayatımızda kurduğumuz etkileşimin büyük bir çoğunluğunu üstlenen mailler, yalnızca mesai saatlerinde değil, günün geri kalan zamanlarında da en büyük meşguliyetlerimizden biri. Hele bir de uzun bir tatilden döndüysek neredeyse tek meşguliyetimiz. Cevap bekleyen mailler, okunmamış iletiler, sayısı hızla artan gelen kutusu, gecikmiş işler derken yükselişe geçen stres, literatürde e-mail anxiety yani e-posta kaygısı olarak açıklanıyor.

E-posta kaygısı nedir, nasıl anlaşılır, neden olur?

En basit tanımıyla, e-posta kaygısı maillerinizi yönetme sürecinde ortaya çıkan stres ve korkuyu ifade ediyor. Londra merkezli DH Consulting’in psikoloğu Dannielle Haig’e göre e-posta bildirimleri aldığınızda, maillerinizi okuduğunuzda ya da onları cevapladığınızda:

• Korku,
• Panik,
• Olumsuz düşünceler,
• Hızlanmış kalp atışları,
• Sıcak basması,
• Terleme,
• Baş dönmesi,
• Mide bulantısı,
• Hızlı solunum gibi fizyolojik ve psikolojik tepkilerle karşılaşıyorsanız bunlar e-posta anksiyetesi yaşadığınızı gösterebilir.

Peki, neden e-mailler böylesi tepkilere neden oluyor ve stresi, kaygıyı tetikliyor? Araştırmalara, uzman görüşlerine ve bireysel deneyimlere göre e-mail anksiyetesinin en önemli nedenlerinden biri tükenmişlik hissi. Yoğun stres, uzun çalışma saatleri, ağır iş yükü ve daha pek çok işsel sebep, insanların yeni tek bir maile bile tahammül edememelerine zemin hazırlıyor. Önemli bir diğer neden ise maillerin içeriğine ilişkin korku duyulması. Örneğin, bir türlü sonuca bağlanamayan bir konu üzerinde karşı taraf ile mailleşiyorsanız ya da olumsuz içerikli bir mail gönderdiğiniz için alacağınız dönüşün de olumsuz olmasından çekiniyorsanız, duyduğunuz bu rahatsız e-mail kaygısı yaşamanıza neden olabilir.

Pek çok insanın deneyimlediği bir başka neden ise geç gelen mailler. Diyelim ki günler hatta haftalar önce işle ilgili bir mail attınız ama üzerinden çok zaman geçmesine rağmen hala dönüş alamadınız. Muhtemelen böyle bir durumda kafanızda felaket senaryoları kurmaya ya da olumsuz düşünceler silsilesinde kaybolmaya başlıyorsunuzdur. “Yanlış bir şey mi yazdım, bu iş olmayacak mı, neden şimdiye kadar cevap vermedi…” gibi. Dolayısıyla siz bunları düşünürken bir cevap aldığınızda da yine aklınıza ilk giden olumsuz bir dönüt oluyor ve maili daha açmadan stres seviyeniz tavan yapıyor.

Mail kaygısı bu sebeplerden dolayı hızlı artan, stressiz bir iş yaşantısı sürmek ve dengeli bir hayat tarzını korumak da zorlaşıyor. Ancak, yaşam kalitenizi yükseltmek ve kendinizi bu stresten, kaygıdan, korkudan kurtarmak için başarılı bir şekilde e-maillerinizi yönetebilirsiniz.

Daha az stres için e-posta kutusu yönetimi

Eğer durumun farkına vardıysanız ve her gelen mail bildirimi ile irkiliyor, ne zaman bir mail yazacak olsanız geriliyor, gelen kutunuzda okunmamış mailleri gördükçe panikliyor ve kendinizi kötü hissediyorsanız harekete geçmenin ve e-posta kutunuzu daha iyi bir şekilde yönetmenin zamanı çoktan gelmiştir. İşte yaşadığınız bu stresli ruh halini yenmenize ve e-posta kaygısıyla başa çıkmanıza yardımcı olacak stratejiler:

1. Sınırlar belirleyin

İlk adım, sınırlarınızı belirlemek ve onları korumak. Bunu yapabilmek için kendinize maillerinizi kontrol etmek ve cevaplamak için belirli zaman aralıkları belirleyin. Ve mümkün olduğunca bu zamanların dışında e-posta kutunuzdan uzak durun. Örneğin, sabahları diğer işlerinize başlamadan önce ve çalışma saatinizin sonlarına doğru maillerinizi kontrol ederek gelenlere cevap verebilir, göndermeniz gereken mailleri iletebilirsiniz. Böylelikle gün boyunca daha verimli ve odaklanmış bir şekilde çalışabilir, sürekli maillerinizi kontrol etmek ve düşünmekle zaman ve enerji harcamamış olursunuz.

İlginizi çekebilir: Uzaktan çalışma 101: Sistemin zorlukları ve çalışmayı verimli kılmanın yolları

2. Ertelemeyin

Evet, kendinize maillerinizle ilgilenmek için zaman dilimleri belirlemeniz ve o zamanlara sadık kalmanız çok önemli, ancak bu düzenlemenin erteleme alışkanlığına (procrastination) dönüşmemesine de dikkat etmelisiniz. Cevap vereceğiniz mail ne kadar endişe yaratıyor olursa olsun, mail atmayı erteledikçe stres ve kaygınız daha çok artacak, hatta onu daha fazla düşünmeye başlamış olacaksınız. Dolayısıyla kurbağayı yemek, yani zor gelse de o maili atmak sorunun üstesinden gelmenize yardım edecektir.

3. E-postalarınızı düzenleyin

Maillerinizi daha iyi organize etmek ve kontrolünü sağlamak için kategorilere ayırın, klasörler ve etiketler kullanın. Gereksiz üyelikleriniz varsa sonlandırın ve gelen işe yaramaz maillerden kurtulun. Böylece, gelen maillerinizin önemli olduğundan emin olabilir, hızla artan mail bildirimleri ile uğraşmak zorunda kalmazsınız. Acil dönüş yapmanız gerekmeyen iletileri sessize alın, bildirimleriyle dikkatiniz dağılmasın. Takip etmeniz gereken etkileşimlere bayraklar ekleyin, hatırlatıcılar kurun. Sık sık maillerinizi temizleyin. Bu hem zihinsel rahatlama sağlayacak hem de daha derli toplu ve verimli e-posta kullanımına olanak verecektir.

4. Kısa ve öz mailler yazın

Gereksiz detaylarla kafa karıştırmamak, hem kendi zamanınızdan hem karşı tarafın zamanından çalmamak hem de lüzumsuz mail trafiğine maruz kalmamak için maillerinizde mümkün olduğunca net bir dil kullanın. Anlatmak istediğiniz, sormak istediğiniz, cevaplamak istediğiniz şey ne ise yalnızca onu yazın. E-postalarınızı kısa ve öz tutmaya özen gösterin. Ana noktaları vurgulayın ve mesajınızı açık bir şekilde iletmeye çalışın. Farklı başlıklardaki konuları tek bir maile sıkıştırarak konuları birbirine karıştırmayın. Gerekiyorsa yeni bir konu başlığı ile ek bir mail daha gönderin, böylece farklı konulardaki gelişmeler hakkındaki mailleri de daha rahat bir şekilde takip edebilirsiniz.

5. Alternatif iletişim kanallarını deneyin

Evet, mailler üzerinden pek çok iş halledildiği ve çoğu zaman pratik iletişim kurulabildiği bir gerçek. Ancak, her zaman her konu mail ile çözümlenmeye uygun olmayabilir. Çok daha acil ya da çok daha kritik konularda mail atmak yerine aramayı tercih edebilirsiniz. Ya da çok uzun mail trafiğine rağmen çözümlenemeyen konularda daha fazla karmaşıklığa neden olmamak için toplantı talebinde bulunabilirsiniz. Online bir görüşme ayarlayabilir ya da yüz yüze bir toplantı organize edebilirsiniz. Böylece çözüme kavuşamayan konular için mail kutunuzun yükünü artırmamış olursunuz.

Tüm bu stratejiler, uzun vadede ve sürdürülebilir bir şekilde maillerinizi başarıyla yönetmenize ve e-posta kaygısıyla baş etmenize yardımcı olacaktır. Öte yandan anlık çözümler için maillerinize bakmadan önce derin derin nefesler alarak kendinizi dengeleyebilir, halihazırda yaşadığınız stresin seviyesini düşürebilirsiniz. Kendinizi o an iyi hissetmediğinizde, bir mail sizde ekstra gerginlik yarattığında ya da mevcut bir problemle uğraşırken bir de maildeki sorunla yüzleşmek istemediğinizde her şeye kısa bir mola vererek sakinleşmek ve daha iyi hissetmek için bekleyebilirsiniz. Evet, günümüzün hiç bitmeyen telaşlı atmosferinde ve aciliyet kültüründe bunu yapmak zor olabilir ama sakin, net, doğru ama 10 dakika geç gönderilmiş bir mail, stresle, bunalmışlıkla ya da kızgınlıkla hemen atılmış bir mailden çok daha iyidir.

İlginizi çekebilir: Motivasyon artıracak önerilerle yaz mevsimini iş yerinde nasıl geçirirsiniz?