Zaman yönetiminde önceliklendirme: Günlerinizi planlarken yardımcı olacak öneriler

2021’in son haftalarına gelmişken, etrafımdaki birçok kişi gibi ben de “Ne çabuk geçti bu yıl?” hissine kapılanlardanım. Hatta bazen “2020 Kasım’ı bu, yok 2021 olamaz!” diye kendimden şüphe eder duruma bile geliyorum. Zamanın göreceli akışını son 2 yılda gerçekleşen olaylarla daha da canlı yaşadık sanırım. Zaman böyle akarken mustarip olduğumuz konulardan birisi ise tamamlanamamış planlar, ulaşılamamış hedefler ya da önceliklendirilemeyen işler.

Hepimiz kendimize bir şeyleri yapmak için sözler veririz. Bu planlamayı yapma isteğini bulduğumuz farklı zaman aralıkları olabilir: Yeni yıl arifesinde, yaz gelmeden, yaz biterken, her Pazartesi, tatilden gelince, projeyi teslim edince, işler hafifleyince, çocuklar biraz büyüyünce, çocuklar üniversiteye gidince… Bu planlamalar gerçeğe dönemedikçe de öz disiplin ve öz saygımız zedelenir ve verilen sözlerin tutulması iyice zorlaşır. Tutulamayan sözlerin yerini ise yenilenen taahhütler ve ertelenen planlar alır.

Bu kısır döngüden kendimizi kurtarabilmek için atabileceğimiz adımlardan biri gerçeğimizi fark etmek. Bu planları gerçekleştirebilecek bazı temel kaynaklarımız var. Örneğin zaman, para, enerji, istek… Elimizdeki bu değerli kaynaklar ise maalesef sınırlı. Bazen bu kaynakların ne kadar sınırlı olduğunu bile fark etmeden har vurup harman savuruyoruz. Öncelikle kendi gerçeğimizde kaynaklarımızı nereye harcadığımızı gözden geçirmemiz gerekiyor.

Temel kaynaklarımızdan biri zaman. Eğer tam zamanlı çalışan biriyseniz gerçeğiniz işten eve geldiğiniz an ile uyku arasında sadece 4-5 saatlik bir zamanınızın olmasıdır. Çalışan bir bireyin kendine ayırabileceği haftalık zaman, ortalama 40-45 saat arasındadır ve maalesef uyku dışındaki temel ihtiyaçlarımızı gidermek için gereken süre de buna dahildir. Duş, yemek, market alışverişi, eğer kendiniz yapıyorsanız temizlik vb. “mecburi hizmetleri” çıkardığımızda kalan süreye yaklaşık 30-35 saat diyebiliriz.

Tabii herkesin hayatında farklı dinamikler olabileceği için sizin de kendi “boş zaman” hesaplamanızı yapmanız bir sonraki adıma geçmeden önce önemli. Zaman harcamak zorunda olduğunuz alanları hesaplarken mecburiyet olup olmadığını da sorgulayarak derinlemesine incelemenizi tavsiye ederim. Gerçeğinizin içinde aile, eş, çocuk gibi durumlar varsa lütfen bunu da değerlendirmeye ekleyin. Zaman gerçeğinizi fark etmek için aşağıdaki egzersizi uygulayabilirsiniz.

1. Önümüzdeki hafta yapmayı planladığınız tüm aktiviteleri bir Excel dosyasında listeleyin. Çalışanlar hem gün içi iş, hem de kişisel yaşam aktivitelerini listeleyebilir.
2. Her aktivitenin tahmini kaç saat alacağını belirleyin ve yan sütuna bu süreyi kaydedin. Bu planlamayı yapmak kendinize ayırabileceğiniz boş zamanları da belirlemenize yardımcı olur. Bunlara karşılık hobi vb. aktiviteleri belirleyebilirsiniz. Toplam süre 7 x 24 saati geçmemeli. Geçtiği durumlar oluyorsa bunun nedenlerini irdeleyip hangi aktiviteleri önceliklendirmek ve nelerden vazgeçmek istediğinizi belirleyebilirsiniz. Burada iş-kişisel hayat dengesini korumaya muhakkak dikkat edin.
3. Planladığınız bu zaman çizelgesine her günün sonunda 5 dakika ayırın ve belirlediğiniz sürelere karşılık gerçekten ayırdığınız zamanı aynı Excel dosyasında yan sütuna kaydedin. Hafta boyunca önünüze planlanmamış bir iş ya da faaliyet geliyorsa bunu da listenize eklemeyi unutmayın. (Şekil 1 – kişisel yaşam, planlanan ve gerçekleşen)
4. Hafta bittiğinde plan ve gerçekleşen arasındaki farkı inceleyin. Bu fark size neler anlatıyor? Hangi aktiviteleri neden belirlediğiniz sürede yapamadınız? Önceliklerinize ne oldu? Önceliklendirdiğiniz aktivitelere zaman ayırabilmek için ne yapabilirsiniz?

Zamandan daha da önemli bir başka kaynağınız ise enerjimizdir (derman). Zorunlu sebeplerle enerjimizin büyük bir kısmını gün içerisinde iş, ev gibi konulara harcıyoruz. Bazen kişisel enerji depolarımızı doldurabilecek aktivitelere dermanımız kalmıyor. Bu nedenle sadece yapılması gereken işleri tamamlıyor, sonrasında da bize enerji verecek faaliyetler yerine bizi uyuşturanlarla (art arda dizi izleme, sosyal medyada zaman öldürme vb.) kendimizi kısır bir döngüye hapsediyoruz. Hâlbuki mutluluk hormonlarımızı salgılatan aktiviteleri, ilk başlarda bizi zorlasa da önceliklendirmek enerji depolarımızı doldurmamıza ve bu döngüyü kırmamıza yardımcı olacaktır. Örneğin, spor yapmak, sosyalleşmek, birilerine faydalı olmak fiziksel olarak bizi yorsa da salgıladığımız hormonlar nedeniyle bir sonraki zorunlu aktiviteyi yapmamıza, yani planlarımızı gerçekleştirmemize yardımcı olur.

Hem zaman planı yaparken hem de enerji kaynaklarını belirlerken önceliklendirmeden bahsettik. Önceliklendirme, planlarınızın gerçekçi olması için temel yapı taşlarından biridir. Hayatta sizin için ne önemli? Aile ile zaman geçirmek, spor yapmak, okumak, sanatla uğraşmak, seyahat etmek, kariyer yapmak, sosyalleşmek, yeni bir hobi edinmek, yeni bir şeyler öğrenmek… Böyle yazdıkça her şeyi yapmak isteyenlerdenseniz, orada durun. Temel ihtiyaçlarınızı da çıkarırsak haftalık yaklaşık 30-35 saatiniz var. Peki, bu süreyi gerçekten neye harcamak istersiniz? Hangisini yaparken enerji bulabilirsiniz?

Önceliği belirledikten sonra daha az önemlileri listenizden silmek ve önceliklerinizi ne olursa olsan planladığınız gibi sürdürmek hem enerji kaynaklarınızı doldurmak hem de öz saygınız için çok önemli. Bu kısım kendi içinde bir disiplin barındırsa da içinde esnekliğe de izin verebilmeli. Örneğin, benim temel önceliklerimde spor yapmak, yeni şeyler öğrenmek ve sosyalleşmek var. Spor enerji kaynaklarımı yenileyen bir öncelik. Bu nedenle 30 saatimin içinde muhakkak ona yer ayırıyorum ama şu an yeni bir şehir keşfinde olduğum için yeni şeyler öğrenme ya da arkadaşlarıma zaman ayırma kısmını biraz azalttım. Bu gibi bilinçli öncelik değişimlerine siz de izin verin.
Kaynaklarınızı ve önceliklendirmenizi belirledikten sonra artık uzun dönem (haftalık, aylık, yıllık) planlamalar yapmaya başlayabilirsiniz.

Uzun dönem planlamalar için ek tavsiyeler:

• Planlama yaparken başarı kriterinizi sıfıra yakın koymaktan çekinmeyin. Burada en yaygın örneği kullanacağım. Eğer spor yapmak istiyorsanız her gün sadece 5 dakika spor yapmanız hiç spor yapmamaktan iyidir. 6 dakika 5’ten, 7 dakika 6’dan vb. Sonunda kendinizi düzenli spor yaparken bulabilirsiniz.
• Koyduğunuz küçük hedefleri gerçekleştirdiğiniz anda neler hissettiğinizi gözlemleyin ve hedefinizi gerçekleştirdiğiniz için kendinizi mutlaka takdir edin. Bu takdir zihninizde pekiştirici etkiye sebep olacak ve bir sonraki hedefi daha kolay yapmanıza yardımcı olacaktır.
• Haftalık planlamalarınızda enerji stoklarınızı gözden geçirmeyi unutmayın. Yani eğer iş yerinde zorlu bir hafta sizi bekliyorsa, yoğun bir planlamadan çok size enerji verecek aktivitelere yönelebilirsiniz.
• Yaptığınız planları gerçekleştirmek için sosyal çevrenizden faydalanabilirsiniz. Kendinize zaman ayırmak için yakınlarınızdan yardım isteyebilir ya da size enerji vereceğini düşündüğünüz ama başlamakta zorlandığınız aktivitelere, birlikte olmaktan keyif aldığınız bir arkadaşınızı ya da kendinizi sorumlu hissedeceğiniz kişiyi dâhil edebilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Bugün hangi moddasınız: Ruh halinizi dikkatle gözlemliyor musunuz?