Bazı günler vardır, yapılacaklar listesindeki işler hiç bitmez, sürekli meşgulsünüzdür, zaman bir türlü yetmez. Eğer bu size tanıdık geliyorsa, büyük ihtimalle zamanınızı iyi yönetemiyorsunuz demektir. Etrafta dikkatinizi dağıtan çok fazla şey varsa ve siz bunları “görev” olarak görüyorsanız, kendi zamanınızı ve enerjinizi yiyip bitiriyor olabilirsiniz. Örneğin, e-maillerinizi kontrol ederken veya toplantı sırasında kendinizi çok verimli bulur musunuz? Öyle düşünebilirsiniz, peki gün sonuna geldiğinizde hangi işlerinizi tamamlamış oluyorsunuz?

Aslında zaman yönetiminin altın kuralı, gün içinde karşınıza çıkan önemsiz veya önem sırası daha gerilerde olan işleri bırakıp daha önemli olanlara öncelik vermekten geçiyor. Ancak bunu başarmak her zaman o kadar kolay olmuyor. Peki neden?

Erteleme

Erteleme, bir şeylerin zamanını öteleme, başarılı insanların uygulayacağı bir davranış modeli değil. Hepimiz zaman zaman bazı şeyleri erteliyoruz. Bu durum çalışma hayatı içinde aksayan bir yön haline geldiğindeyse ortaya sorunlar çıkıyor. Hepimiz zaman zaman bu tuzağa düşüyoruz, bekleyen bir işe başlamamak için kendimize türlü türlü bahaneler üretiyoruz. Belki siz kendinizin böyle olmadığını düşünüyor olabilirsiniz. Oysa önemi düşük veya önemsiz işlere gereğinden fazla vakit ayırmak ve bunun yerine önemli olan işlere başlamamak da aslında bir çeşit erteleme.

Parkinson Yasası

Parkinson Yasası, yaptığınız işin bu iş için harcanan zamanı uyması gerekir diyor. Özellikle önemi düşük işler konusunda bu yasanın geçerliliğinin önemi daha çok ortaya çıkıyor. Güdülerin ve duyguların beyinde kontrol edildiği limbik sistem; zorlayıcı, getirisi yüksek işler üzerinde çalışırken bunu bir mücadele olarak görür. Ancak siz düşük öneme sahip işler üzerinde çok fazla durduğunuz zaman, limbik sisteminizi kandırmış ve gün sonunda önemli işlerinizi tamamlayamamış olursunuz.

Serbestlik

Sabah istemeye istemeye ofise gittiniz, kendinize sert bir kahve yaptınız, masanıza oturdunuz ve bilgisayarınızı açtınız. İşte tam bu nokta birçoğumuz tuzağa düşüyoruz ve mailler içinde kaybolup, ofis arkadaşlarıyla sohbete dalıyoruz. Bir saat geçiyor ve hiçbir şey yapmamış oluyoruz.

Kurum kültürü ve toplantı alışkanlıkları

Bazı iş yerlerinde insanlar toplantı organize edip bu toplantılarda konuları tartışmayı, sunumlar yapmayı, çözümler üzerine konuşmayı çok seviyor. Peki bu toplantıların kaç tanesi verimli geçiyor? Yapılan bir araştırmaya göre bir ofis çalışanının vaktinin ortalama yüzde 37’si toplantılarda geçiyor. Üst düzey yöneticilerin yüzde 28’i ise toplantıların gereksiz vakit kaybı olduğunu düşünüyor. Verimsiz toplantılar hem iş hayatını olumsuz etkiliyor hem de çalışanların vaktinin boşuna harcanmasına neden oluyor.

Kötü zaman yönetiminin sonuçları

Hayatta her şeyin bir sonucu olduğu gibi iş hayatına yaklaşım biçiminizin de sonuçları var. Gereksiz veya önemi düşük işlerle çok fazla vakit harcadığınızda, muhteşem sonuçlar bekleyemezsiniz. En verimli işlerinizi üretmiyorsanız, bitmeyen işlerle vaktinizi harcıyorsanız verimsiz bir iş hayatı geçirmiş olursunuz. Bu da performansınızın zamanla düşmesine ve başarısızlıklara neden olur.

Kaliteli zaman yönetimi için neler yapılabilir?

Zamanı iyi yönetebilmek için öncelikle işiniz ne olursa olsun, düşük öneme sahip görevle olduğunu kabul etmeli ve bunları elemelisiniz. İş hayatı seçimlerden oluşur ve sizin bu seçimleri akıllıca yapmanız gerekir. Geri dönüşü olmayan veya düşük olan toplantıları, verimsiz telefon konuşmalarını, sosyal medyada vakit öldürmeyi, çok ufak bir katkıda bulunduğunuz ama çok fazla vaktinizi alan işleri elemeli, sonraya bırakmalı veya tümden göz ardı etmelisiniz.

Kaliteli zaman yönetiminin bir başka kuralı ise zamanı nasıl kullandığınızın farkına varmaktan geçiyor. Günlük notlar alın ve zamanı nasıl geçirdiğinizin farkına varın. Böylelikle önemsiz sonuçlar doğuran veya getirisi düşük işleri daha kolay fark edebilir ve önem sırasına göre daha uygun bir eleme yapabilirsiniz.

Zamanı iyi yönetmek için aslında her şeyin size bağlı olduğunu unutmayın. Hayatta akıllıca seçimler yaparak verimliliğinizi artırabilir ve zamanı nasıl iyi kullandığınıza kendiniz bile şaşırabilirsiniz.

Kaynaklar:
Lİfehack
Forbes

İlginizi çekebilir: Yeni yıl için aldığınız kararlar hayatınızı gerçekten değiştirebilir