Bütünsel iletişim başta olmak üzere, birçok sektörde zamansal rekabet çok önemlidir. Hem son teslim tarihlerine uymak hem de aynı zamanda iyi işler üretmek, yaratıcı kalabilmek, uygun ve içgörü sahibi işler yapıp, baskı altında bile proaktif olabilmek artık bir zorunluluk. Verimli bir iş yerine sahip olmak için neler yapılması gerektiği ile ilgili ipuçlarını, Uplifers olarak sizler için derledik.
Şirket kültürü aracılığıyla açık ve net beklentiler oluşturun
Profesyonel gelişimi destekleyen pozitif bir çalışma ortamı yaratın. Çalışanlarınızı, üretmeleri için ihtiyaç duydukları aletlerle donatın, uzmanlıklarını genişletin ve farklı çalışma tarzlarını bir arada tutabilecek yaratıcı çalışma ortamları oluşturun.
İnsanları, öne çıkmaları ve şanslarını denemeleri konusunda cesaretlendirin. Başarının nasıl ölçüleceği konusunda açık olun. İlk üretkenlik adımı, hedefler koymak ve doğru şeylerin yapılmasını sağlamaktan ibaret olan şirket kültürünü inşa etmekle başlar.
Tasarım fikriyle hareket edin
Üretkenlik kendiliğinden meydana gelmez. Kurum ilerledikçe, çeşitli süreçler ve iş akışları içinde, verimliliği yaratmaya sürekli olarak odaklanmak gerekir. Son ürünlere bakın (ölçülebilir hedefler, son teslim tarihleri, başarı ölçütleri) ve harekete geçmeden önce düzenli bir şekilde süreci oluşturun.
Bütün bunları gerçek zamanlı olarak anlamaya çalışmak üretkenliği baltalar. O yüzden, daha en başından iş akışınızın içinde bunları tasarlamak, hedefe ulaşmak ile neyin yanlış gittiğini anlamak için dönüp bakmak arasındaki farkı oluşturur.
Başkalarına yetki verin
Görevleri ne kadar dağıtırsanız, o kadar üretken olursunuz. Eğer bir işi başka biri yapabilecekse, eğer başkasına o işin nasıl yapıldığını gösterebilecekseniz ya da ekibinizden biri başka birine anlatabilecekse, o işi kendiniz yapmayın. Başka kimse bilmiyor diye her şeyi kendiniz yapmanız gerektiği düşüncesine kapılmayın.
Eğer böyle hissediyorsanız, verimsiz bir yola girmeden önce durun. Güvenli bölgenizden çıkın ve aynı işi yapmak isteyebilecek birini bulup görevi ona teslim edin. Gerekirse yardımcı olabileceğinizi de belirtin.
Bu sayede, daha önce yaptığınız işten bir adım üstte olan başka işlerde üretkenliğinizi gösterebilirsiniz.
Birden fazla işi aynı anda yapmaya çalışmayın
İnsanlar, aynı anda birçok iş yapmanın iyi olduğunu düşünürler, ama değildir. İnsan beyni eş zamanlı işler için tasarlanmamıştır. İşler arasında koşuşturmak, beynin çalışma yöntemleri arasında da koşuşturmak demektir ve bu geçişler her zaman bir şeylere mal olur.
Zamanınızı, dikkat dağıtan ya da işinizi bölen şeyleri en aza indirecek şekilde programlayın. Üretkenliğinizi kolayca yok edebilen e-maillerinize bakmayın. Eğer gerçekten tek amacınız not almak değilse, toplantı sırasında bilgisayarınızı kapatın. Ani dikkat dağınıklıkları ve kesintiler, gittikçe insan hayatını ele geçiriyor. Fakat asıl verimlilik, tek bir göreve odaklanıp onu hakkıyla yapmak ve bir sonrakine geçmeden önce elimizdeki işi bitirmekle elde edilir.
Ara verin
Aynı tarz işler üzerinde çok fazla çalışan beyin yorgun düşer. İnsanların arada maillerine bakarak kendilerine boş alan yaratmaya çalışmaları da bundan kaynaklanır. Bir işi bitirdiğinizde kendinize ödül verin. Kısa bir yürüyüşe çıkın, neler konuşuluyor görmek için sosyal medyaya bakın, güzel bir kahve için ya da iş arkadaşınızla birlikte pinpon oynayarak beyin fırtınası yapın (tabii içinde pinpon masası ya da langırt olan iş yerlerinde çalışıyorsanız).
Bunlar zaman kaybı değildir. Bir sonraki işiniz için enerji toplamanızı ve yeniden düzen kurmanızı sağlarlar. İşinizin başına geri döndüğünüzde, e-maillerinizi kapatın ve bir sonraki araya kadar ne yapacağınızı planlayın.
Varsayımlara meydan okuyun
Farklı coğrafyalarda hatta zaman dilimlerinde çalışan ekiplerle iş birliği yapmak, artık günümüz dünyasında sıkça karşılaşılan bir durum oldu. Bu durumun üretkenliği artırdığını söylemek yanlış olmaz. Farklı ofislerde çalışan ekipler, zaman farklarını şirketin lehine çevirebilir. Örneğin bir işe New York’taki ofiste başlanıyorsa, Silikon Vadisi’ndeki ofis güne yeni başladığında iş onlara teslim edilecek hale gelmiş olur.
Eğer amaç üretkenlikse, çalışanlarınızı, bunu optimize edecek süreçler tasarlamaya teşvik edin. Eski çalışma biçimlerinin bazen değişmesi gerekir.
Bir anlam yaratmak için en uygun durumu oluşturun
Eğer bir etki yarattığınızı ya da tatmin olduğunuzu hissetmiyorsanız, hatta çalışırken zevk almadığınızı düşünüyorsanız, üretkenliği sürdürmek zordur. Verimli olmak, eninde sonunda ulaşacağınızı umduğunuz hedefe doğru sürekli çalışmak demek değildir; daha çok bir ritim tutturmak ya da iyi yapılmış bir işe anlam katacak bir şeyler yakalamaktır.
Eğer üretkenliği ciddi bir şekilde artırmak istiyorsanız, işinizi, gerçekten keyif verecek şeyler yapmanızı sağlayacak şekilde tasarlayın.
Yukarıda verdiğimiz öneriler, sizi bu noktaya kadar getirir: Bir kültür yaratmak, iş akışını tasarlamak, görev dağılımı yapmak ve diğer ipuçları insanlara, onlar için bir anlamı olan işler yapmalarında yardımcı olmayı amaçlar.
Ekibinizi, yaptıkları işi önemseyen insanlarla kurun ve onlar için iş yapmayı daha kolay ve etkin hale getirecek bir ortam yaratın. Sonra da artan verimlilik ve sonuçlarının tadını çıkarın.
