Zaman, herkesin yakalamaya çalıştığı ama genellikle ellerimizden kayıp giden soyut bir kavram olarak karşımıza çıkıyor. Yapılacaklar listemiz asla tam anlamıyla bitmiyor, sorumluluklarımız birikiyor ve ‘’Bugün ne kadar verimliydim?’’ sorusu zihnimizi meşgul ediyor. Bu durumlarla başa çıkmak, zamanı kontrol altına almak ve üretkenliği artırmak için timeboxing yöntemi bir yıldız gibi parlıyor. Bu yazımızda, Elon Musk tarafından da önerilen timeboxing yöntemini nasıl uygulayabileceğinizi kaleme aldık.
Timeboxing yöntemi nedir?
Timeboxing yöntemi, belirli bir göreve veya etkinliğe sabit bir zaman dilimi ayırarak zamanı yönetme tekniği olarak tanımlanıyor. Bu yöntem, bir görevin bitirilmesi için ayrılan sürenin o görevin tamamlanma süresini etkilediğini savunan Parkinson Yasası’na dayanıyor. Kısacası, timeboxing bir işe ne kadar zaman ayrılırsa o işin o kadar zaman alacağını vurguluyor.
Uzun süredir ertelenen işleri tamamlamaya yardımcı olan timeboxing, görevlerin bir zaman kutusu aracılığıyla planlanmasını baz alıyor. Bu yöntem, herhangi bir göreve sınırlı bir süre tanınması gerektiğini ifade ediyor. Bu sayede, bu yöntem aracılığıyla zaman verimli bir şekilde kullanılabiliyor.
Timeboxing’in faydaları nelerdir?
Timeboxing, sınırlı süre farkındalığıyla tamamlanması gereken göreve yoğun bir şekilde odaklanılmasını sağlıyor. Dikkat dağıtıcı unsurların etkisini azaltan bu yöntem, aynı zamanda görevlere belirli sürelerin atanmasıyla işe başlama motivasyonunu artırıyor ve erteleme alışkanlığını elimine ediyor.
Bu yöntem, belirli zaman sınırları içinde çalışma temeliyle daha hızlı bir şekilde karar almaya yardımcı oluyor. Ayrıca, üretkenliği artıran bu yöntemin görevlerin gerekenden daha fazla süre almasının önüne geçtiğini de belirtmeliyiz. Bunlara ek olarak, bu yöntem kapsamında herhangi bir göreve atanan süre dolduğu zaman gereksiz ayrıntıların arasında kaybolmak yerine ‘’yeterince iyi’’ anlayışı kabullenilebiliyor.
Timeboxing’i nasıl uygulayabilirsiniz?
Eğer timeboxing yönteminin faydalarıyla buluşmak ve erteleme alışkanlığını arkanızda bırakmak istiyorsanız aşağıdaki adımları göz önünde bulundurabilirsiniz.
Görevleri ve kapsamını tanımlayın
İlk olarak, ne üzerinde çalışacağınızı net bir şekilde tanımlamalısınız. Üzerine çalışacağınız şey e-mailleri cevaplamak, rapor yazmak, sunum hazırlamak veya ütü yapmak gibi her eylem olabilir. Daha sonra, görevinizin kapsamını belirlemelisiniz. Örneğin, gelen kutunuzdaki e-mailleri cevaplayacaksanız 10 e-mailden 4 tanesini cevaplamaya yönelik bir kapsam netleştirebilirsiniz.
Zaman kutunuzu belirleyin
İkinci aşama olan zaman kutusunun belirlenmesi, timeboxing’in kalbinde yer alıyor. Bu aşama, tanımladığınız görev için ne kadar süreye ihtiyacınız olduğunu tahmin etmeyi ve bu süreyi kesinleştirmeyi kapsıyor. Bu noktada, belirlediğiniz sürenin sınırlı olmasına dikkat etmeniz gerektiğini vurgulamalıyız. Bu süre, 15 dakika olabileceği gibi 2 saat de olabilir. Çalışma süresini belirlerken çalışmaya başlayacağınız ve bitireceğiniz saatleri de ayarlamalısınız. Bu saatlere karar vererek zihninizde net bir sınır oluşturabilirsiniz.
Zaman kutusu içinde çalışın
Belirlediğiniz saat geldiği zaman tanımladığınız göreve tamamen odaklanmalısınız. Odağınızın dağılmaması için telefon gibi potansiyel dikkat dağıtıcıları çalışma ortamınızdan uzaklaştırabilirsiniz. Zaman kutunuz boyunca sadece görevinizle ilgili düşünmeye ve hareket etmeye özen göstermelisiniz.
Süre dolduğunda durun
Çalışmayı bitirme saatiniz geldiği zaman tamamlayamamış olsanız bile görevinizi bırakmalısınız. Saati kaçırmamak adına alarm veya zamanlayıcı kurabilirsiniz. Çalışmayı durdurduktan sonra, ne kadar ilerlediğinizi ve ne başardığınızı değerlendirmelisiniz. Bu değerlendirme süreci, süre tahmini yeteneğinizi geliştirmenize ve gelecekteki zaman kutularınızı daha doğru ayarlamanıza yardımcı olacak.
Yukarıdaki aşamaları sırasıyla uygulayarak zamanınızı etkili bir şekilde bölebilirsiniz ve odaklanma ve taahhüt döngüsü oluşturabilirsiniz. Kısacası, timeboxing yöntemi sayesinde zamanınızı aktif bir şekilde yöneterek görevlerinizi ertelemekten uzaklaşabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Kişisel zaman yönetimi: Elinizdeki sınırlı saatlerle ne yapacaksınız?