Aynı anda birden fazla göreve odaklanmak verimliliği artırmak için harika bir yöntem. Ne de olsa aynı zaman zarfında tek bir iş yerine birden fazla iş yapmış oluyorsunuz öyle değil mi? Ne yazık ki pek değil…
Çoğumuz, multitasking yani çoklu görev yapısının daha mantıklı olduğunu düşünsek de araştırmalar tam aksine işaret ediyor. Çünkü aynı anda birden fazla iş üzerinde çalışmak, aslında hiçbir görevi gerektiği gibi bitirememekle sonuçlanıyor. Üstelik farklı görevler arası gidip gelirken beyin performansı ve motivasyon düşüyor, konsantrasyon problemleri artıyor. Haliyle kendimizi saatlerce çalışmış olmamıza rağmen yine onlarca görevle baş başa kalmış buluyoruz. Kendini tek bir göreve adamak, yani monotasking ise bölünmeden çalışma anlamına geldiğinden hem iş verimini artırıyor hem de tamamlanan işlerin ardından kişideki başarı hissini pekiştiriyor.
Eğer siz de “Deli gibi çalışıyorum ama işleri bir türlü yetiştiremiyorum” diyenlerdenseniz, çoklu görev yerine tekli görev yapısına geçmenizin zamanı gelmiş olabilir. Bu yazımızda, iş verimini ve konsanstrasyonu artırmak için deneyebileceğiniz en etkili monotasking yöntemlerini derledik!
1. Önceliklerinizi belirleyin.
Tamamlamanız gereken işleri düşündükçe stres oluyor, haliyle hepsini tek seferde yapmaya çalışıyor olabilirsiniz. Ancak monotasking bir nevi, eldeki çok sayıda görevi önceliklere göre ayırma sanatıdır ve özellikle iş planının sıkışık olduğu bu tür anlarda size epey fayda sağlayabilir. Elinizde tamamlamanız gereken birkaç proje varsa işe, bunları önemlerine göre sıralayarak başlayabilirsiniz. Teslim tarihleri, harcanacak çaba ve süre, işin zorluk derecesi gibi birçok faktörü göz önünde bulundurarak kendi hızlı ihtiyaç listenizi oluşturabilirsiniz. Bu şekilde görevleri adım adım tamamlar ve sıradaki işe daha çabuk geçersiniz.
2. Bildirimleri kapatın.
Tekli olsun olmasın, herhangi bir şekilde odaklanmaya çalışırken verdiğimiz en büyük mücadele elbette bildirimlerimizle ilgili. Hepimiz bazen bildirim gelmese bile nasıl olduğunu anlamadan, kendimizi bir anda sosyal medyayı ya da mailleri kontrol ederken bulabiliyoruz. Her ne kadar elinizin altında duran telefonunuz size baştan çıkarıcı bir dünya sunsa da söz konusu çalışmak olduğunda, bu sihirli cihazı acilen göz ardı etmek gerekiyor. Çünkü çalışmalar, tamamlanan görevler arasında ödül niyetine kullanılan telefonun bile genel verimi düşürürerek işe dönüş süresini uzattığını gösteriyor.
Telefon, web site ve diğer benzer bildirimlerle savaşırken uygulayabileceğiniz en kolay teknik, bu tür bildirimleri kapatmaktır. Bunun için çeşitli aplikasyonlar kullanabilir ya da doğrudan dikkat dağıtan uygulamalara ait ayarları değiştirebilirsiniz. Eğer telefonun yanınızda durması bile sizin için yeterli bir konsantrasyon engelleyiciyse, çalışırken telefonu erişemediğiniz ya da göremediğiniz bir yere koymanız en iyisi.
3. Dikkat dağıtıcı unsurları not edin.
Bildirimleri kapatmak tekli görev için harika bir yöntem olsa da hayattaki her şey bizim kontrolümüzde gelişmiyor. Kimi zaman, iş ortamındaki konuşmalar ve gün içindeki diğer dinamikler zorla topladığımız dikkati bir anda dağıtabiliyor. Aslında bu tür unsurları önceden fark ederseniz, gününüzü nasıl verimli şekilde yapılandıracağınızı da öğrenebilirsiniz. Sonuçta, neyle savaştığınızı bilirseniz onu yönetmeniz ve kontrol etmeniz de kolaylaşacaktır. Örneğin; şarkı listenizi kontrol etmek, bilgisayarınızın masa üstünü düzenlemek veya o an aciliyeti olmayan o maile yanıt vermek, gün sonuna erteleyeceğiniz bir eylem olabilir.
4. Sabit hızda çalışın.
Tek seferde tek bir işe odaklanmak için sabit hızda çalışmak iyi bir tekniktir. Dikkat dağıtıcı unsurlardan arınmış, kontrollü bir ortam odaklanmayı kolaylaştırır. Sürdürülebilir bir çalışma hızı kazandığınız zaman, yapılacaklar listesindeki işleri normalden daha kısa sürede bitirebilir ve sonraki göreve zorlanmadan geçiş yapabilirsiniz. Bölünmeden sabit bir hızda çalışmak, işlerin hatasız tamamlanmasına da yardımcıdır. Bu nedenle genel iş verimini bir hayli artırır.
5. Pomodoro tekniğini deneyin.
Sıradan bir iş akışının molasız sürdürülmesini beklemek imkansızdır. Tekli görev konsanstrasyonunda esas önemli olan şey bu molaların nasıl yönetildiğiyle ilgilidir. Araştırmalar molalar vererek çalışmanın, özellikle dikkat isteyen işlerde verimi artırdığını gösteriyor. Mesela her tamamlanan görev sonunda mini bir mola verebilir, ardından süreyi fazla abartmadan yeni göreve geçiş yapabilirsiniz. Benzer bir döngüyü Pomodoro tekniğinden faydalanarak kolayca oluşturabilirsiniz.
Pomodoro tekniği, çalışma süresini “pomodoro” adı verilen belirli seanslara böler. Her pomodoro, 25 dakikalık bir çalışma ve ardından gelen 5 dakikalık moladan oluşur. 4 pomodoro, yani 120 dakikalık döngünün sonunda 15-30 dakikalık daha uzun bir mola verilir. Bu şekilde günde 6 saatlik verimli bir çalışma sistemi oluşturulabilir.
Pomodoro tekniğini uygulamak için;
- Kendinize bir görev seçin,
- Zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarlayın,
- Süre sonunda 5 dakika mola verin,
- Her 4 pomodoro sonunda 15-30 dakikalık mola verin,
- Ve döngüyü işler tamamlanana kadar tekrarlayın.
Pomodoro tekniğini uygularken süreleri kendi gereksinimlerinize göre uzatabilirsiniz. Ancak molalarda özellikle dikkat etmeniz gereken şey, telefona bakmamanız ve mümkün oldukça anda kalmaya çalışmanızdır. Bunun yerine kahve içebilir, masanızı düzenleyebilir veya hızlı bir yoga akışı yapabilirsiniz. İyi kullanılmış mola ve çalışma süreleri sayesinde, listenizdeki görevlerin tek tek tamamlandığını ve tek göreve odaklanmanın hiç de zor olmadığını göreceksiniz.
Kaynak: indeed.com, forbes.com
İlginizi çekebilir: Günlük plan oluşturma ve günü planlama rehberi