Toplantıları kimse sevmez. Ancak mevcut meselelere kafa yormak için sessizliğe ihtiyacı olanlar veya yüksek sesle konuşanlarla dolu bir odada kendi sesini duyurmakta zorlananlar için toplantılar tam bir işkenceye dönüşebilir. Peki bu kişiler, toplantılarda fikirlerinin temsil edildiğinden nasıl emin olabilirler?

Harvard Business Review, bu sorulara açıklık getirmek için yazar ve çalışanlarının içsel gücünü dışarı çıkarmalarını sağlamak için şirketlere yardımcı olmayı hedefleyen The Quiet Leadership Institute‘ün kurucularından Susan Cain ile bir röportaj yapmış. Uplifers olarak bu röportajı sizler için derledik:

HBR: İçe dönük kişiler, konuşmak yerine dinlemeye ve düşünmeye meyilli olurlar. Peki bu kişiler, toplantılarda derin düşüncelere daldıkları halde, ortada konuşulan konuya kayıtsızmış gibi görünmekten nasıl kurtulabilir?

Cain: İçe dönük kişilere sık sık tavsiye ettiğim bir şey, toplantıdan önce hazırlık yapmaları. Düşüncelerinizi hazırlamak, zamanla sizi ilk söze giren kişi haline bile getirebilir. Üstelik fikirlerinizi hazırlamak, sizleri psikolojik olarak da toplantıya önceden hazırlamış olur. Toplantı esnasında bazen insanların yorumları doğrudan sizi hedeflediğinde, buna karşı hazırlıklı olursunuz.

İlgili yazı: Başarılı bir toplantı düzenlemenin 5 altın kuralı

Toplantı hızlı ve yoğun geçtiğinde, kendimizi nasıl konuya dahil edebiliriz?

İçe dönük kişilerin birçoğu, kendini güvende hissetmez ve düşüncelerini dile dökmeden önce ciddi bir süreçten geçirmek ister. Toplantıdan önce hazırlık yapmanın önemi burada da ortaya çıkıyor. Ayrıca, düşüncelerinizi dile getirmeden önce en iyi şekilde düzenlenmiş olması gerektiği düşüncesini bir kenara bırakın. İnsanların düşüncelerinin, genellikle ne kadar yarım yamalak olduğunun farkına varın. Sadece bu bile size ihtiyacınız olan konuşma özgürlüğünü verebilir. Bir başka numara da, etrafınızdaki insanlarda bir desibel yüksek konuşmak. Bu bilinçsizce de olsa, konuşmaya giriş yaptığınızın bir sinyalidir. Bunu bağırmakla karıştırmayın.

Toplantı sırasında gelen bir soruya hemen cevap veremiyorsak, düşüncelerimizi şekillendirmek için ihtiyacımız olan zamanı nasıl kazanabiliriz?

Sadece gerçeği söyleyin. “Bunu biraz düşünmek istiyorum” demeniz yeterli olur. Eğer sorulan sorunun yanıtını daha fazla düşünmeye ihtiyacınız varsa “Bu konuyu daha sonra masaya yatırabilir miyiz? Bu gerçekten üzerine derinlemesine düşünmek istediğim bir mesele” diyebilirsiniz. Fazladan zaman istemek, aslında sizin sandığınız kadar kötü bir şey değil. Eğer bunu içten bir şekilde söylerseniz, insanlar sizi anlayacaktır.

İlgili yazı: İnsanlar neden yanlış zamanlarda telefonlarıyla ilgilenir?

Kalabalık bir grubun önünde sunum yapmak gerçekten zor olabilir. Bu konuda sizin kişisel olarak başvurduğunuz stratejileriniz var mı?

Kitabımın arkasında yatan başarı, çok değer verdiğim fikirlerimi benim kamuoyu açıklayabilme kabiliyetime dayanıyor. Yani kitabım çıkmadan önce, kalabalık önünde konuşma korkumu yenmem gerekiyordu. Eğer bir şeyden korkuyorsanız; ufak ve idare edilebilir ölçülerde o korktuğunuz şeye maruz kalmalısınız ve korkunuzla yüzleşmelisiniz. Ancak bunu yaparken kendinizi fazla zorlamayın, ufak dozlarla başlayın. Önce ufak grupların karşısına çıkın ve kendinizi rahatlatmaya çalışın. Zamanla kişi sayısını artırın.

Bazı insanlar sunum yaparken veya kalabalık karşısında konuşurken istemsiz fiziksel reaksiyonlar gösteriyor. Karşımızdaki insanlar rahatsız olduğumuzu gördüğünde ne yapmalıyız?

En kötü durumda, insanların gün sonunda sizin fikirlerinizle daha çok ilgileneceğini düşünün ve rahatlamaya çalışın. Bazen kusursuz bir sunucu olmanız gerekebilir ancak çoğunlukla insanlar söyleyecek bir şeyiniz olup olmadığına ve söylediklerinize inanıp inanmadığınıza bakar. Eğer kızarmak, terlemek ve başka istenmeyen reaksiyonlar konusunda kendinize engel olamıyorsanız, söylediğiniz şeylere ve konuşmanızın ana mesajına odaklanın. İstenmeyen reaksiyonlara engel olmanın yolu ise pratik yapmaktan ve nefes egzersizleriyle kendinizi rahatlatmaktan geçiyor.

İlgili yazı: İçe kapanıklar için hayat kurtarıcı 17 buluşma önerisi

Yöneticiler, içine kapanık çalışanlarından daha fazla yararlanmak için toplantılarda ne gibi değişiklikler yapabilir?

The Quiet Leadership Institute‘de bu konu üzerine birçok çalışma yapıyoruz. Bu konuda birlikte çalıştığımız şirketlere, ilk başlarda daha az toplantı yapmalarını öneriyoruz. Bir yönetici olarak, tüm çalışanların katıldığı toplantılarda içine kapanık çalışanlarınızın aklından geçenlerin tümüne ulaşamayacağınızı bilmeniz gerekiyor. Konulara daha farklı yaklaşarak onların fikirlerini öğrenebilirsiniz. Ayrıca, toplantıda konuşulacak konuları önceden bilmek de katılımcıların toplantıya önceden hazırlanmasını ve kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlayabilir. Toplantılarda kimlerin daha çok, kimlerin daha az konuştuğunun farkına varmalısınız. En suskun insanlara, onlara kucak açtığınızı hissettirmelisiniz. Bazen dinamikleri değiştirip, onları toplantıya bizzat arayarak çağırmak bile işe yarayabilir.