Zaman yönetimi hepimizin hayatında önemli bir yere sahip. Zaman yönetimini etkili bir şekilde yapabiliyor olmak, erken yaşlarda kazanılan alışkanlıklardan biri aslında. Yani, vaktinizi etkili bir şekilde kullanmayı ne kadar erken yaşta öğrenirseniz, bunu ilerleyen yaşlarda da uygulamanız ve başarılı olmanız o kadar mümkün oluyor. Uplifers olarak sizlere, başarıya ulaşmak için zamanınızı etkili kullanma konusunda 20 önerimiz var. Bugünden başlamaya ne dersiniz?
1. Takvim kullanın
Her şeyi aklınızda tutmaya çalışmanız çok etkili bir yöntem olmayabilir. Bu yüzden başarılı insanlar genelde takvim, ajanda benzeri materyaller kullanırlar. Mesela Google takvim bu konuda sizin için iyi bir başlangıç olabilir. Hem kullanımı herkese açık hem de önemli toplantılarınızı ve işlerinizi not ettiğinizde size önceden mail atarak hatırlatıyor.
2. Yapılacaklar listesi hazırlayın
Yapılacaklar listesi oluşturmak, zaman yönetimi açısından çok hayati bir önem taşıyor. Başlangıçta kullanılmış kağıtların arkasını bile değerlendirebilirsiniz. Tabii ki, sadece bu iş için ayrılmış bir defterinizin olması çok daha iyi olacaktır.
3. Günlük 7 ila 9 saat arası bir zamanı uyumaya ayırın
Daha fazla eğlenmek ya da çalışmak içn uykudan kesmek, kısa dönemli bir stratejidir. Eğer bu stratejiyi 20’li yaşlardan itibaren uygularsanız, ileride işiniz daha da zorlaşır. Eğer yorgun olursanız, gün içinde daha fazla zamanda daha az iş yapabilirsiniz. Dolayısıyla bedeninizin ihtiyacı olan uyku zamanına saygı göstermelisiniz.
4. Haftalık değerlendirme yapın
Haftalık planlama yapmak, zaman yönetimi açısından çok kritik bir öneme sahiptir. Haftalık planlama konsepti, Getting Things Done kitabının yazarı David Allen’a ait. Aşağıdaki adımları uygulayarak haftalık planlama yapabilirsiniz:
- Geçen haftaki programla sonraki haftanın programına birlikte bakın. Yapılan toplantıları, işleri gözden geçirin ve özel önem isteyen işlerinizi sıralayın.
- Maillerinizi gözden geçirin.
- Yıllık planlarınızı gözden geçirin ve gelecek hafta için bu amaçlara uygun işlerinizi sıralayın.
Bu alıştırma, işlerinizi daha düzgün bir sıraya koymanıza ve sürprizlerle karşılaşmamanıza yardımcı olacaktır.
5. Her gün 4 saat verimli çalışın
Her gün 8 saat standart çalışma zamanınız olabilir, ancak verimli çalıştığınız süre aslında daha düşüktür. Günün geri kalan kısmı, mail cevaplama, toplantılara katılma ve diğer işlerle geçiyor olabilir. En önemlisi, yapacağınız işlerden en ciddi olanını, sabah en erken saate koymanız. Böylece gün içinde yorulmadan bu işi halledebilirsiniz.
6. Aynı anda iki iş yapmayın
Aynı anda iki iş yapmaya çalışmak, zaman kaybetmekten başka bir işe yaramaz genellikle. Bunun yerine, sadece bir işe odaklanmanız halinde, daha üretken olabilirsiniz.
7. Yaratıcı düşünceler için gün içinde zaman yaratın
Artık birçok şirket, elemanlarının yaratıcı düşünceler üretmesini istiyor. Müşterilerin ilgisini çekecek bu yaratıcı fikirleri üretmek de tabii kolay olmuyor. Gün içinde bunu düşünebilmek içn ayrıca zaman yaratmaya kalkışmak da bir diğer sorun. Ancak, işinizin bitmesine bir saat kala, bu beyin fırtınasını yapabilirsiniz.
8. Adım adım ilerleyerek büyük projeleri bitirin
Büyük projeleri başarıyla sonlandırabilmek, iyi bir zaman yönetimi uygulamaktan geçiyor. Projeyi parçalara ayırıp belli zaman dilimlerinde belli işleri yaparak başarıya ulaşabilirsiniz.
9. Günde maksimum 3 tane öncelikli iş belirleyin
Mesainiz başladığı zaman bir sürü işi listenize ekleyebilirsiniz. Ancak, planlanmayan telefon görüşmeleri, patronun istekleri ve işlerinizin uzaması sebebiyle bunların hepsini gerçekleştirmek mümkün olmayabilir. Bunun yerine, en önemli gördüğünüz 3 tane işinizi seçin ve bunları halletmeye çalışın. Zamanınız kalırsa, aklınızda olan başka işleri de halledebilirsiniz.
10. Etkili iş dağılımı yapmayı öğrenin
Etkili iş dağılımı yapmak, başarılı yöneticilerin en önemli özelliklerinden biri. Altınızda çalışan insanlara iyi bir dağılım yaparsanız, siz de kendi işinize odaklanabilirsiniz. En etkili görev dağılımı için işi tanımlamak, işi vereceğiniz kişiye yapılacak şeyi açıklamak ve düzenli bilgi istemek iyi bir yol olabilir.
11. Ev işlerini halledecek birilerini bulun
İş yerindeki görev dağılımının yanında, kişisel işlerinizin de bir şekilde halledilmesi ve dikkatinizi dağıtmaması gerekiyor. Bunları halledebilecek birilerini bulmak işinize yarayabilir.
12. Geçmişi, daha iyi olmak için gözden geçirin
Geçmişte yapılan hataları sürekli hatırlamak size bir şey kazandırmaz, hatta motivasyonunuzu düşürebilir. Ancak geçmişten ders çıkarmaya çalışırsanız, işleriniz kolaylaşabilir. Mesela, akıllı telefonunuzun şarjı sürekli bitiyorsa ve bu sizi zor durumda bırakıyorsa, iş için bir şarj cihazı alarak bu sorunu kökten çözebilirsiniz.
13. Her görev için bir bitirme zamanı belirleyin
Kendinize her iş için bir süre tanımak, zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Zamanında bitirilmeyen işler sizi zihnen yoracaktır.
14. Yolda geçireceğiniz zamanları planlayın
Bir toplantıya yetişmek ya da bir işi yetiştirebilmek için yolda geçireceğiniz süreyi hesaba katmak çok önemlidir. Eğer dışarıda geçireceğiniz zamanı tam olarak bilmiyorsanız, bu durum zaman yönetimi açısından sıkıntılar yaratabilir.
15. Kişisel dinlenme ve rahatlama zamanınızı ajandanıza ekleyin
Eğer bir şeyler başarmak istiyorsanız, bunun için kendinize de bazı özel zamanlar ayırmanız gerektiğini unutmayın. Bunu yoğun programınızda unutmamak için de en iyi formül ajandanıza özel zamanlar için notlar düşmektir.
16. Gün içinde dinlenme araları verin
Gün boyu sandalyede oturmanın sağlığınız açısından ne kadar zararlı olduğunu mutlaka biliyorsunuz. Sağlığınızı ve dikkatinizi koruyabilmek için zaman zaman 10’ar dakikalık aralar verebilirsiniz. Hatta bu aralarda stretching (esneme) gibi rahatlatıcı hareketler yapabilirsiniz.
17. Hayır demeyi öğrenin
Kariyerinizin başlangıcındaysanız her şeye evet deme isteği duyabilirsiniz. Ancak işlerinizi daha etkili yapabilmek için, yeni sorumluluklara bazen hayır demeniz gerekebilir.
18. Önceliklerinizi belirleyin
Eğer aile ilişkilerine çok önem veriyorsanız, işlerinizi ve programınızı ailenize zaman ayırabileceğiniz şekilde ayarlamaya çalışın. Bu anlamda en iyi programı yapabilmek için, kendinizi tanımanızın ne kadar önemli olduğunu da unutmayın.
19. Yanlışlarınızı kabul edin ve işinizi yapmaya devam edin
Yanlışların üstünü örtmeye çalışmak, hayatta herkesin zamanını alan bir olgudur. Yanlışlarınızı kabul etmeniz halinde hayatta daha ileri gidebilirsiniz.
20. Hedeflerinize ulaşmak için kendinizi motive edin
Sadece bir şeyleri planlamak, onları gerçekleştireceğiniz anlamına gelmez. Çoğu zaman bunu yapabilmek için biraz da motivasyona ihtiyacınız olur. Bunu sağlamak için kendinize telkinlerde bulunabilirsiniz. Böylelikle planlar hayata geçirilmiş olur.
Kaynak
Lifehack
İlginizi çekebilir: En temel ilkeleriyle 6 adımda “zaman yönetimi”