Modern çalışma hayatında karşılaşılan en büyük stres kaynaklarından biri, masa üzerindeki veya ortamdaki dağınıklıktır. Araştırmalar, dağınık bir ortamda vakit geçirmenin stres hormonlarını aktif hale getirdiğini ve odaklanma seviyesini %40’a kadar düşürdüğünü göstererek bu durumu kanıtlıyor. Japonların çalışma hayatında verim ve hız kazanmak için kullandığı 5S tekniği, masanızdan başlayarak iş hayatında yeniden düzen kurmak için ihtiyacınız olan fırsatı sunuyor.
5S tekniği nedir?
Japonların “yaşam boyu iş” felsefesinden yola çıkarak geliştirdiği 5S tekniği, 1960’lı yıllardan beri hem eğitim kurumu müfredatlarında hem de iş hayatında uygulanan bir verimlilik yasası. Temel olarak yapılan işin kalitesini artırmayı sağlayarak daha disiplinli bir akış oluşturma hedefi taşıyor. Ayrıca her Japon felsefesinde olduğu gibi kişinin yaşama karşı duyduğu tatmini ve mutluluğu artırmayı amaçlıyor.
Adını uygulama adımı olan beş Japonca kelimenin baş harfinden alan teknik; çalışma ortamını organize etme, israfı azaltma ve verimi artırma hedefleriyle biliniyor. Sadece bir düzen ve temizlik yöntemi olmanın ötesine geçerek sistematik bir metodolojiye dönüşüyor. Elde edilen yeni alışkanlıkları sürdürmeyi öğrenerek iş dünyasındaki üretkenliği artırma, sonuç olarak ise bireyin iç huzurunu pekiştirme amaçlarına hizmet ediyor.
Çalışma alanınıza uygulayacağınız bu 5 aşamalı yol haritası ile siz de üretkenlik ve verimliliği zirveye taşıyabilirsiniz:
1. Ayıkla (Seiri / Sort)
5S yolculuğunun ilk adımı katı bir ayıklama süreciyle başlar. Çalışma ortamında ve masanın üzerinde duran her bir nesnenin ayrı ayrı sorgulanmasını gerektirir. Örneğin; masada duran ama kullanılmayan bozuk kalemler, eski notlar, okunmayan fakat biriken broşüler, belki bir gün lazım olur diyerek tutulan her nesne bu gruba girer. Nadiren kullandığınız malzemeleri yaptığınız işe sağladığı faydayı sorgulayarak masanızda alan açabilirsiniz. Bu tür eşyalar arasında bozuk olanları elden çıkarabilir, hala kullanılabilecek durumdakileri ise çekmecelere veya kapalı kutulara kaldırabilirsiniz. Böylece çalışma alanını ana görevler için aktif hale getirirsiniz.
2. Düzenle (Seiton / Set in order)
5S tekniğinin ikinci adımı, düzenlemedir. Ayıklama işleminin ardından boşalan alanı en iyi şekilde değerlendirme mantığına dayanır. Buradaki temel kural ise en sık kullanılan şeylerin, en kolay ulaşacağınız yerde durmasıdır. Örneğin; klavye, not defteri veya kalem gibi sürekli kullanılan eşyaların, elinizin altında durması gerekir. Bunlara kıyasla daha az fakat yine sık sık faydalandığınız kitaplar, yedek kırtasiye malzemeleri ve diğer araç gereçler ise hiyerarşik bir sisteme göre düzenlenmelidir. Ancak masada gereksiz kalabalık yaratmamak adına bu tür eşyaları masa arkasındaki etiketli kutularda veya raflarda saklamak en doğrusudur.
3. Parıldat (Seisō / Shine)
5S tekniğinin üçüncü adımı, çalışma alanının fiziksel temizliğine odaklanır. Toz, kırıntı ve kir dolu bir ortamda verimli çalışmak da mümkün olmaz. Çünkü ortam kiri, siz farkında olmasanız da bilişsel yükü artıran bir etmendir. Bunu önlemek için masanızı ve bilgisayarınızı düzenli olarak silmeniz, kir ve tozdan arındırmanız gerekir. Özellikle klavyedeki ve ekrandaki parmak izlerini silmek, günün en büyük motivasyon kaynağına dönüşerek sizi işe daha kolay odaklayabilir.
4. Standartlaştır (Seiketsu / Standardize)
İlk üç adımın ardından gelen adım, aslında 5S tekniğinin en zor aşamasıdır. Çünkü aynı aşamaları her gün düzenli olarak tekrarlamayı gerektirir. Böylece çalışma ortamındaki hazırlık aşamaları kısa sürede standartlaşır ve günlük akışın bir parçasına dönüşür. Her gün sonu masayı genel olarak toparlamak, her cuma mesai sonunda derin ayıklama ve temizleme yapmak, alışkanlık kazanmanıza yardımcı olabilir. Hatta haftalık iş takvimine küçük bir ‘5S tekniği’ kutucuğu işaretlemek bile rutinde büyük fark yaratabilir.
5. Sürdür (Shitsuke / Sustain)
5S tekniğinin son adımı ise tüm aşamaları alışkanlığa dönüştürmektir. Öz disiplinle ilgili olan bu adımda, düzenli bir masanın size kazandırdıklarına odaklanabilir. Örneğin; düzenli çalışma alanının odaklanma süresine ve stres seviyelerine ne kadar olumlu yansıdığını fark etmek bile alışkanlığın kendiliğinden oluşmasını sağlayabilir.
6. Gizli adım (Güvenlik / Safety)
Tekniğin adının 5S olması, beş temel adımın olduğunu gösterse de aslında ‘S’ harfine denk gelen gizli bir adım daha barındırıyor. Güvenlik anlamına gelen bu gizli aşama; masa başında zaman geçirirken karmaşık kablolara takılıp düşme, elektronik cihazlara sıvı dökme veya olumsuz ergonomik koşullar gibi sorunlardan korunmayı hedefler. İş veriminin ve üretkenliğinin sürdürülebilmesi için bireyin fiziksel sağlığını tehdit edecek riskleri ortadan kaldırmayı hatırlatır. Yani masanızda ve iş hayatınızda düzen sağlarken, önceliğiniz fiziksel ortamdan ziyade kendi sağlığınız ve beden iyiliğiniz olmalıdır. Bunu sağladıktan sonra güven içinde diğer adımları uygulamaya başlayabilirsiniz.
Kaynak: leanproduction, lifehacker
İlginizi çekebilir: Ev dekorasyonunda Feng Shui rehberi