Stok fotoğraflarında çalışma alanlarının ne kadar düzenli ve basit göründüğüne hiç dikkat ettiniz mi? Bazı çalışma alanları o kadar verimli görünüyor ki, iş hiç kimsenin yardımı olmadan hallediliyormuş görünüyor. Dürüst olmak gerekirse böyle bir görünüm neredeyse hiçbir ofiste yok! Bu ideallerde yer alan çalışma alanı yüzünden verimlilik konusunda problemler ortaya çıkıyor.
Fiziksel çalışma alanınız verimliliğinizi nasıl etkiliyor?
2011 yılında OfficeMax, 1000 yetişkin katılımcıyla beraber çalışma alanı organizasyonu konulu bir anket düzenliyor. Katılımcıların %77’si dağınıklığın verimliliklerini etkilediğini dile getiriyor.
Düzensizlik bireylerin aradıklarını bulmalarını zorlaştırdığı gibi, ihtiyacı olan şeyleri ararken zaman da kaybetmelerine neden oluyor.
Katılımcıların yarısından fazlası düzensizliğin ruhsal durumlarını ve motivasyon seviyelerini kötü anlamda etkilediğine dikkat çekiyorlar.
Eğer siz de böyle bir ortamda çalışıyorsanız, er ya da geç yığdığınız materyallerin altında eziliyormuş gibi hissedeceksiniz. Ofisinizi veya odanızı düzenlemek stres seviyenizi düşüreceği gibi verimlilik konusunda da size yardımcı olacak.
İşe ilk başladığınızda temiz tutmak için çabaladığınız çalışma alanınızı temizlemek, şimdilerde sizin için zorlu bir görev haline gelse de, tekrar eskisi gibi temiz ve düzenli tutmamanız için hiçbir sebep yok! İşte size bu konuda yardımcı olacak öneriler:
1. Önceliklerinizi belirleyin
Mükemmel bir çalışma alanı oluşturmanın en önemli koşullarından bir ihtiyacınız olan eşyaları belirlemektir. Sizin için önemli olan ve devamlı olarak kullandığınız araç gereçleri belirledikten sonra onlara bir yer bulun ve bu eşyaları koyduğunuz yere kolaylıkla ulaşabileceğinizden emin olun.
Peki önemsiz olan eşyaları ne yapmanız gerekiyor?
Önemine göre çöpe atabilirsiniz, dosyalayabilirsiniz, hediye edebilirsiniz ya da kullanabileceğini düşündüğünüz kişilere verebilirsiniz.
2. Dosyalama sistemi yaratın
İş koluna bağlı olarak, dosyalama sistemi kişiden kişiye bağlı olarak farklılık göstermektedir. Fakat bu konuda size yardımcı olacak bazı temel metotları göz önünde tutmanızda fayda var:
Dosyaları okunmalarına göre ayırın:
Halihazırda okuduğunuz kağıtları okumadığınız kağıtlardan farklı bir dosyaya koyarak dosyalamalısınız.
Kategorize etme:
Dökümanları bir kere okuduktan sonra, onları uygun bir şekilde kategorize edin. Bazı insanlar bu kategorize etme işlemini dökümanlara renk kodlaması uygulayarak, yani post it kullanarak en önemliden standart işlere ve oradan da önemsizlere doğru sıralayarak yapıyorlar. Bazı insanlar ise kategorize etmeyi projelere veya müşterilere ayırarak gerçekleştiriyorlar. Kendi kategorize etme yönteminizi size en mantıklı gelen sisteme ve işinize göre belirleyin ve kendi sisteminize sadık kalın!
3. Gürültüyü minimize edin
Ofisinizde herkes aynı ortamda mı çalışıyor? Eğer öyleyse, gürültülü bir ortamda çalışıyorsunuz demektir. Cornell University’nin yaptığı bir araştırmaya göre gürültü, verimliliğinizi düşürüp, stres seviyenizi ve hastalığa yakalanma ihtimalinizi artırıyor, aynı zamanda iş memnuniyetinizi de olumsuz yönde etkiliyor.
Bilişsel Nörobilimci Daniel Levitin, yaptığı araştırmalar neticesinde, çalışırken müzik dinlemenin de verimliliği düşürdüğünü dile getiriyor ve ekliyor ‘Müzik dinlemek, okuma ve yazma gerektiren tüm entelektüel görevlere olumsuz etki ediyor.’
Peki ne yapmalısınız?
Bu noktada okumanız veya yazmanız gereken zamanlarda müzik dinlemeyerek ve ofisteki gürültü içinse gürültü engelleyen kulaklıklar kullanarak sorunu çözebilirsiniz.
4. Çalışma alanınızı şimdiden düzenleyin
Çalışma alanınızı bir sonraki gün için düzenlemek en fazla 5-10 dakikanızı alacaktır. Ofisten çıkmadan önce 10 dakikanızı ayırarak masanızda çöpe atılacakları ayırın, bardaklarınızı ve tabaklarınızı temizleyin ve bir sonraki gün için yapılacaklar listesi hazırlayın. Birkaç dakika süren bu organizasyon her sabah size verimli bir çalışma alanı sağlayıp üretkenliğinize katkıda bulunacaktır.
5. Bilgisayarınızın masaüstünü de düzenli hale getirin
Yalnızca iş ortamında vaktinizi geçirdiğiniz fiziksel alanı değil, aynı zamanda dijital ortamınızı da düzenli tutmak son derece önem taşımaktadır. Sürekli bilgisayarınızı kullanmanız gereken bir işiniz varsa, bilgisayarınızın verdiğiniz görevleri yerine getirmesine güvenmek zorundasınızdır. Bu yüzden aradığınız her şeye kolaylıkla erişmek için bilgisayarınızdaki çalışma ortamını ve masaüstünüzü tertipli tutmalısınız ki, yaptığınız iş verimli hale gelsin.
Dijital dosyalama sistemi yaratmak size tüm dökümanlarınıza kolay ve hızlı erişim imkanı sağlar. Aynı şekilde, saklanabilir kopyalarda olduğu gibi, online ortamda da dökümanları tercihlerinize ve iş fonksiyonuna göre düzenleyebilirsiniz. Yine de bazı önerilere göz atmanız gerekirse:
Her şeyi tek bir dosya içerisine koymaktan kaçının:
Aslında bu cümle her şeyi özetliyor olsa da, tüm dökümanları aynı dosyanın içerisine koymak tüm kağıtlarınızı ve ofis araç gereçleriniz aynı çekmeceye koymak gibidir. O yüzden her şeyi tek bir dosyada toplamaya çalışmayın.
Mantıklı kategorizasyon yapma işin anahtarı:
Kağıtları dosyalamada kullandığınız kategorileme metodunun aynısını dijital dökümanlarınız için de uygulayabilirsiniz.
Alt klasörler konusunda aşırıya kaçmayın:
Alt klasör oluşturmak akıllıca bir harekettir. Fakat çok fazla alt klasör kullanarak sistemi aşırı komplike hale getirmemek için dikkatli olun. Eğer önemli dosyalarınız 4-5 tık uzağınızdaysa, çetrefilli depolama siteminizi zaman kazanmanız yerine zamanınızı öldürmeye başlamış demektir.
Çalışma alanları, üretkenliğinizi canlandırmak ve artırmak için oluşturulmuş yerlerdir. Uygulayacağınız bu 5 değişiklik, verimlilik anlamında çok daha ileri gitmenize yardımcı olacaktır.
Kaynak:
lifehack.org