Verimli toplantılar için altın değerinde 7 öneri

Toplantılar çoğu kişi tarafından zaman kaybı olarak algılanabiliyor olsa da, aslında verimli toplantılar yapmak işlerinizin akışını olumlu yönde değiştirebilir. İster büyük bir şirkette çalışıyor olun ister iş hayatına henüz atılmış bir girişimci; toplantılar, fikir gelişimi, paylaşım, ilerleme kaydetme ve güncel durumu değerlendirme açısından oldukça önemli. 

Aslında toplantınızı planlamadan önce izleyeceğiniz bazı yollarla toplantınızı çok daha verimli bir hale getirmeniz mümkün. İşte sorunların kolayca çözüldüğü, paylaşımın ve fikir alışverişinin maksimumda olduğu ve yaptığınız işi bir adım öteye taşıyacak toplantılar yapmak için göz önünde bulundurmanız gerekenler.

Zamanında başlayıp zamanında bitirin

Saat sınırı koymak ve bu sınırlara uymak, çalışanların “yine saatlerce uzayacak ve bir sonuca varılamayacak bir toplantıya gireceğim” algısından uzaklaşmalarına yardım ederken, iş motivasyonunu arttırır. Toplantıya katılacak kişilerin dakik davranmasını sağlayacak etkili bir çözüm istiyorsanız ufak taktiklere başvurabilirsiniz. Toplantının başlama saatini “garip” saatlere koyarak geç kalma oranlarını en aza indirmek mümkün. Örneğin toplantıdan bir gün önce ekip arkadaşlarınızla birlikte ya da çalışanlarınıza toplantının başlama saatinin 08.48 olduğunu söyleyebilirsiniz. Bu taktiğin ilginç bir şekilde işe yaradığını göreceksiniz.

Gün ışığının enerji verici etkisinden faydalanın

Northwestern Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmaya göre gün ışığı alan yerler, kapalı alanlara oranla verimliliği iki katına çıkarıyor. Özellikle erken saatlerde başlayan toplantılarda katılımcılar odaklanmakta zorluk çekebiliyor. Günün erken saatleri zihninizi en verimli kullanabildiğiniz zaman dilimi, dolayısıyla erken saatlerde yapacağınız toplantılar çok daha verimli sonuçlar elde etmenizi sağlayabilir. Toplantınızı gündüz saatlerinde yapmayı tercih ediyorsanız bolca gün ışığı alan toplantı salonlarını tercih ederek gün ışığının enerji verici etkisinden faydalanabilirsiniz.

Toplantınız için bir amaç belirleyin

Tek bir toplantıda hem şikayetlerin konuşulması, hem yeni fikirlerin sunulması hem de iş planı yapılması; yani kısacası karmaşa ve laf kalabalığı toplantının verimsiz sonuçlanmasına neden olabilir. Yapacağınız toplantının belli bir amaca hizmet etmesi, bu tür bir kaosun oluşmasını engeller. Diğer yandan her bir katılımcıya eşit süreler tanımak, daha düzenli bir akış oluşturabilir. Böylece toplantı, herkesin faydalanabildiği ve tatmin olduğu güzel bir buluşmaya dönüşmüş olur.

Konforlu alanları tercih edin

Sağlıklı bir iş ortamında çalışabilmek için toplantılarda derdinizi açıkça anlatabilmek çok önemli. Bunun için de toplantıların ilham verici, konforlu, kendinizi rahat hissettiğiniz alanlarda yapılması, en az katılımcıların toplantı kurallarına uyması kadar etkili.

Beyin kendini güvenli hissettiği bir alanda yaratıcılığa çok daha fazla odaklanabiliyor. Kendinizi oturduğunuz sandalyede rahat hissetmeniz, ses yalıtımı, toplantı sırasında kendi alanınıza sahip olabilmeniz, ayağa kalkıp dolanabilmeniz kendinizi daha rahat ifade etmenizi sağlar. 

Verimliliğinizi arttıracak mekanlar tercih edin

Toplantı yapmanın en büyük amaçlarından biri yeni fikirler bulmak ve bu fikirleri olabildiğince yapıcı bir şekilde tüm ekiple paylaşabilmek. Dolayısıyla toplantının nerede yapıldığının, kendinizi nasıl ifade ettiğiniz üzerinde sandığınızdan çok daha büyük etkileri var.

Toplantılarda iş arkadaşınızın söylediği tek bir kelime bile, kafanızda yeni bir fikir oluşturmaya yardımcı olabilir. Bu tarz durumlarda bulunduğunuz alanda kullanılan renkler, odanın dekorasyonu, üzerinde oturduğunuz sandalye gibi yaratıcılığınızı tetikleyen belli etkenler var.

Örneğin mavi renginin ağırlıkta kullanıldığı bir toplantı odası tercih edebilirsiniz. Mavi yaratıcılığı, hayal gücünü, ciddiyeti, güvenilirliği ve idealizmi temsil eder ve çağrıştırır.

Toplantı yaptığınız alanda dekorasyonun önemini göz ardı etmeyin

Toplantı yapmanın yıllardır zihinlerde oturan “ciddi” ve “resmi” imajı artık geride kaldı. Yaptığınız işe göre değişmekle birlikte toplantı sırasında canlandırmalar yapabilir, resim çizebilir, sloganlar keşfedebilir, beyin fırtınası için oyunlar dahi oynayabilirsiniz. Dikkatinizi dağıtmayan ancak ilham veren bir atmosfer, toplantılarınızın çok daha keyifli, dinamik ve yaratıcı geçmesini sağlayabilir. Unutmayın hedefiniz amaca ulaşmak ve bunun için elinizden ne geliyorsa yapmak.

Toplantınız için yeni nesil alanlarda yer alan konsept alanlar tercih edebilirsiniz.

İhtiyacınız olan tüm ekipmanlar elinizin altında olsun

Toplantı sırasında odağı sürenin sonuna kadar korumak oldukça önemli ve bir o kadar da zor. İhtiyacınız olacağını düşündüğünüz -özellikle teknolojik- tüm ekipmanların elinizin altında olması odağın bölünmesini ve zaman kaybını önlerken bu tür ekipmanların toplantı odasında bulunmasının başka artıları da var. Toplantı esnasında fikirlerinizi paylaşırken teknolojiden olabildiğince faydalanmak; fikirlerinizi paylaşırken görseller, videolar, uygulamalar kullanmak çok daha eğlenceli ve akılda kalıcı olabilir.

Teknolojinin tüm imkanlarından faydalanabileceğiniz, eksiksiz odalar tercih edin.

Kolektif House Levent birbirinden ince düşünülerek tasarlanmış toplantı odalarıyla, ekip arkadaşlarınızla kurduğunuz ilişkiyi, yaptığınız fikir paylaşımlarını ve kariyer planlarınızı bir adım öteye çıkarıyor. Dinamik ve yenilikçi anlayışıyla Kolektif House Levent, kapılarını hedeflerine çok daha hızlı ulaşmak isteyen, hevesli çalışanlara sonuna kadar açıyor.

Çok daha verimli, yaratıcı ve başarılı toplantılar gerçekleştirmek istiyorsanız yukarıda gördüğünüz tüm toplantı odaları hakkında detaylı bilgi edinmek ve bu toplantı odalarını kiralamak için buraya tıklayabilirsiniz.