“Geribildirim” korkulu rüyanız mı: Geribildirim vermeyi ve almayı kolaylaştıracak öneriler

Birisi size dedi ki, “Sana bir geribildirim vereyim.” Şimdi içinize bakın ve dürüst olun. Bu cümleyi duyduğunuz anda aklınızdan geçen olumlu mu, yoksa olumsuz mu bir şeyin konu olacağı? Günlük hayatta her zaman birebir bu cümle ile duymayabiliriz ama bize bir geribildirim verileceğini hissettiğimiz her örneği buna katabiliriz.

Kavram her ne kadar nötr ise de, gözlemime göre toplum olarak olumsuz algılamaya daha yatkınız. Çoğumuzun dilinde geribildirim sözcüğü, sanki şikâyet veya eleştirinin “kibarca”sı olarak yer alıyor. Kendi kullanımımız böyle olunca, dışarıdan algıladığımızın da benzeri şekilde olması normal.

Peki, ne sakıncası var? Eleştiri ve şikâyet bildirmek gerekli değil mi? İsmini nasıl koyduğumuzun ne önemi var?

Buradaki sakınca şu: Bir davranış veya durumla ilgili olumlu-olumsuz her tür bildirimin, muhatap tarafından alınması önemli. (Elbette amacımız bu ise. Sadece kendimizi tatmin için olan boş serzenişleri kastetmiyorum.) Bizim bildirmemiz, karşı tarafın aldığı anlamına gelmiyor. Ve bu bildirimler sadece negatif olarak verilirse ya da öyle gibi algılanırsa, çeşitli sebeplerden boşa gitme ihtimalleri yüksek. Ayrıca, olumlu bildirimlerin de çok büyük faydası var ve konunun olmazsa olmaz bir parçası. Çünkü, iyi yapılanları artırdığı ve özgüven verdiği gibi, kişiye adil değerlendirildiğini hissettirme ve olumsuz geribildirimi kabullenmeyi kolaylaştırma gibi bir etkisi de var. Sadece olumsuz geribildirim duymak, yeknesak bir uyarıcıya maruz kalmak nedeniyle bir süre sonra duyarsızlaşmaya kadar gidebilir, bildirimler boşa gitmeye başlayabilir. (Haylaz çocukları olan ebeveynin bunu iyi bildiğini düşünüyorum.) Layıkıyla iletilemezse büyük gelişim fırsatları kaçabilir. Bunun için de, geribildirim kültürümüzün ve bakış açımızın bence biraz değişikliğe ihtiyacı var.

Konuyu kendimizden başlayarak düşünmek, kavramayı ve uygun pratiği geliştirmeyi kolaylaştıracaktır. Geribildirim almak, özellikle kör noktalarımızla ilgili olduğunda gerçekten geliştirici ve dönüştürücü etkiye sahip olabilir. Örneğin, bir toplantıda önemli bir sunum yapmak üzeresiniz. İçeriğe sıkı hazırlanmışsınız, özgüveniniz tam, heyecanınız ve inancınız dorukta.

Başlıyorsunuz anlatmaya. Büyük bir inanç ve detaylarla konuşuyorsunuz ancak hayalinizdeki reaksiyon oluşmuyor dinleyicinizde. Sebebini anlamıyorsunuz ve moraliniz düşüyor. Söylenenleri anlamadıklarını ya da fikirlerinize değer vermediklerini düşünüyorsunuz. Ya da belki öne sürdüğünüz fikir o kadar iyi değildi ve sadece size öyle geldi. Bu senaryoda geriye saralım ve toplantının öncesine bir prova sunumu ekleyelim. Bir arkadaşınızdan, sunumunuzu izleyip size geribildirim vermesini istemiş olun. Sunumunuz sonrasında arkadaşınız size, konuşurken bazı sözcükleri çok sık tekrarladığınızı, sesinizin monoton olduğunu ve uzun cümleler kurduğunuzu, bunun da takibi zorlaştırdığını söylüyor. Tam bu anda, önünüzde iki yol beliriyor sapabileceğiniz: 1. Moral bozukluğu ve “ben bu işi yapamayacağım” iç sesi. 2. Tek değişmesi gereken bunlarsa, yeniden hazırlanıp bunları farklı yapma hevesi.

Bu iki yoldan hangisine sapacağınız sizin seçiminiz olmakla birlikte, genel alışkanlığınızdan ve kişiliğinizden bağımsız olarak, seçiminizi etkileyebilecek bir faktör daha var: Geribildirimin size veriliş şekli. Şöyle hayal edin: Arkadaşınız öncelikle, verdiğiniz örneklerin çok isabetli olduğunu, kullandığınız görsellerin etkileyiciliğini ve olumlu yüz ifadenizin iyi bir izlenim yarattığını söylemiş olsun. Ardından da ses tonu ve cümlelerinizle ilgili deminki olumsuz şeyleri belirtmiş olsun. Bu durumda seçeceğiniz tepki farklılaşır mıydı? Bir sonraki adımınız ne olacak?

Aynı arkadaşınızın, geribildirim olarak sadece “Bence yeterince iyi değilsin. Fikrini kabul ettiremezsin” dediğini hayal edin. Şimdi tepkiniz ne olurdu? Ya da arkadaşınızın sadece dinleyip “Çok güzel, bravo” demekle yetindiğini hayal edin. Bu durumda ne hissediyorsunuz? Aklınızdan ne geçiyor?

Bu örnekten yola çıkarak, etkili ve işe yarar olmasını istediğimiz bir geribildirimin neye benzediği az çok şekillendi sanırım. Maddelenmiş şekliyle, tavsiyeler şöyle:

İyi / kötü, doğru / yanlış, beğendim / beğenmedim gibi genel ve subjektif ifadeler kullanmaktan kaçının. Konunun etkisinden bahsedin. Örneğin, “Konuşman kötü” yerine “Çok hızlı konuşuyorsun” değil, etkisini de içerecek şekilde “Konuşman çok hızlı olduğu için dinleyen bazı söylediklerini kaçırıyor ve seni anlayamıyor” daha işlevsel.

Zamanlama her şeydir. Etkili geribildirim, zamanında verilendir. Anında, olay sırasında veya akabinde, sıcağı sıcağına konu edildiğinde anlaşılma ve hatırlanma ihtimali daha yüksektir. Ayrıca aradan bir süre geçtikten sonra geçmişteki bir olayın konu edilmesi, hele de olumsuz ise, geribildirimi alan için de, veren için de olduğundan büyük ve stresli bir hale gelebilir. İçerikten çok, söyleyenin niyetine odaklanmaya, savunmaya geçmeye ya da hatırlanmayan detaylar nedeniyle tamamen etkisiz olmasına dek varabilir. Bu nedenle, fark ettiğiniz ve önemli olduğunu düşündüğünüz geribildirimleri (olumlu/olumsuz) anında paylaşmayı tercih edin. Geçmişteki bir olayı mutlaka konu etmeniz gerektiğinde ise, zamanında söyleyememiş olmanızın nedenini de samimiyetle ekleyerek, az sonra şaşıracak olan kişinin yükünü biraz hafifleten olumlu bir yaklaşımda bulunun.

Klasik bir örnek, iş yerlerindeki çalışan performans değerlendirmesidir. 3 veya 6 aylık ya da daha kötüsü yılda birlik zamanlarda kişinin performansını değerlendirme amaçlı görüşmelere bırakmanın yarattığı handikap, geribildirimin “zamanında” olmaması nedeniyle etkisinin kaybolmasıdır. Ayrıca performans, her zaman iyileştirilmek istenen bir olgu olduğuna göre, zamanında geribildirim vermeyen bir kişinin kötü performansa izin vermiş olduğu gözden kaçmayacak, kredibilitesi düşecektir. Bir süreç devam ederken, anında geribildirim yöntemini tercih edin ki olay gereksiz büyüyerek kaygı yaratmasın, mesajınız boşa gitmesin ve inanılırlık düşmesin.

Olumlu geribildirim önemi ve işlevi nedeniyle sıklıkla kullanılmalı ancak buna alışkın olmayanlar için zorlayıcı olabilir. Özellikle, eksik olanı tamamlamaya, yanlış olanı düzeltmeye çok eğilimli olanlar için antrenman gerekebilir. Bunu da, gündelik hayatta insanların yaptığı / söylediği sizce doğru ve hatta “normal” şeyleri ifade ederek, o davranışın -o an ortaya çıkmamış olsa da- olası iyi etkilerini konu ederek çalışmaya başlayabilirsiniz.

Sadece olumsuzu söyleyebilmek için “yolu yapan” olumlu geribildirim, maalesef anlaşılır! Bazen de, olumlunun ardından söylediğiniz olumsuz daha çok etki bırakabilir ve olumlunun etkisi sıfırlanır. Eğer olumlu geribildiriminiz samimiyse ve havaya gitmesini istemiyorsanız tavsiyem, olumsuz bir geribildirimi verebilmek amacıyla olumluyu birlikte kullanmamanız. Bazen sadece olumluyu belirtip bırakın, bazen de sadece olumsuzu. Her seferinde her ikisini söylemek, zamanla karşı tarafta aslında sadece olumsuzu konu etmek niyetinde olduğunuz gibi bir algı yaratabilir.

Olumlu ve olumsuzları beraber konu etmek, bir fikrin, sürecin ya da dönemin değerlendirmesi gibi durumlarda, resmin tamamını objektif şekilde görebilmek için uygun olacaktır.

Olumlu / olumsuz bildiriminizde kişiyi veya kişiliği hedef almayan ifadeler seçmeye özen gösterin. Bir davranış kişilikle ilgili olduğunda, değiştirilemez ve doğal bir sonuçmuş gibi görülebilir. Oysa -özellikle iş ortamı gibi yerlerde- insanların davranışlarını seçme isteği daha yüksektir ve bu beceri kullanıldıkça gelişir. Bu nedenle spesifik davranışı, neden olumlu ya da olumsuz olduğunu, etkisi ile beraber açıklayın.

Geribildirim vereceğim diye belli kalıplar kullanmaktan kaçının. Kalıplarla çok uğraşmak, doğal tarzınızın dışına çıkmak, yapay bir etki yaratır. Kendiniz gibi olmanız, formatı tam doğru uygulamanızdan daha önemlidir.

Geribildirim de biraz dümeni tutarak, biraz akışta kalıp rüzgarı yüzümüzde hissederek, neyin neye etkisi olduğunu fark etmenin yeterli olduğu, odağa alındığında ustalaşmanın mümkün olduğu konulardan biri. İşte ve yaşamda yolumuzu kolaylaştıran, pratik yapma fırsatlarının her an her yerde olduğu bu beceriyi, kendi algınızla ilgili gözlemlerle işlemeye başlayabilirsiniz.

İlginizi çekebilir: Hatalar güzeldir: Hangi hatalarınızla gurur duyuyorsunuz?

Ece Ağabeyoğlu, ACC
1998 – 2014 arasını kapsayan tam zamanlı kurumsal çalışma döneminde sigorta ve bankacılık sektörlerinde satıştan risk analizine, oradan eğitmenliğe ve koçluğa uzanan yerli ve ... Devam