Eğer yazdığınız e-mail’lar oldukça uzunsa, okunmama olasılığı da o kadar yüksek olacaktır. Amerikan Başkanı Abraham Lincoln’ün meşhur Gettysburg hitabesi yalnızca 272 kelimeden oluşuyordu. Yani ne kadar az o kadar iyidir.
İlgili yazı: İletişimin gücünün gerçekten farkında mıyız?
Steve Jobs, mükemmel bir iletişimci ve girişimci olarak tanınıyordu. Her zaman bir ürünün veya fikrin tamamen benimsenmesi için basit bir tasarıma sahip olması gerektiğine inanırdı. Hem Iphone’un hem de Ipad’in yalnızca tek bir tuşu bulunuyor. Sunumlarında her zaman bir slaytta üç madde veya üç görsel bulunurdu.
Bunların hepsi basitlik ve sadeliğin ne kadar işe yaradığını bizlere kanıtlıyor.
Günümüzde o kadar çok bilgi kirliliği bulunuyor ki, insanlar 140 karakter uzunluğundaki yazılar, uzun makalelerden daha çok rağbet görüyor.
İnsanların vakitleri çok değerli olduğu için, iş hayatında sunum hazırlarken daha kısa ve kompakt sunumlar hazırlamanız oldukça önem taşıyor.
Uzun bir e-mail yazdığınızda ise, aldığınız cevaplar genellikle kısa olacaktır. Aynı durum yazdığınız bir paragraf için de geçerlidir. E-mail yazarken, yazdığınız paragrafın 4 cümleyi geçmemesine dikkat etmelisiniz.
Twitter’ın bugün çok popüler olma nedenlerinin başında kısa ve kompakt yazılara dayanmasını söyleyebiliriz.
İletişimi kısaltmanıza yarayacak 5 ipucu:
1. Fazladan yazdığınız her kelime size 100 liraya maloluyormuş gibi davranın.
2. Yazdığınız her cümleden ya da maddeden sonra kendiniz ‘Ne olacak yani?’ diye sorun. Eğer bu cümlenin neden çok önemli olduğuyla ilgili verecek bir yanıtınız yoksa, yazdığınız şeyi silin.
3. Eğer uzun bir rapor ya da e-mail yazmak zorundaysanız, yazının veya e-mail’in sonunda vermek istediğiniz mesajı, yazının başlangıcında yazıyı özetleyen bir ifadeyle anlatın. Unutmayın ki, kimse uzun bir yazının tamamını okumaya can atmıyor.
4. Makalenin ya da email’in içeriği başlık ya da konu satırında anlaşılır bir şekilde tanımlanmalıdır.
5. Etkili bir resim/fotoğraf binlerce sözcüğe bedel olabilir. Eğer bir dökümanı veya yazışmayı resimle özetlemek istiyorsanız, bunu mutlaka yapın. Instagram ve Pinterest’in oldukça popüler olmasının bir nedeni var 🙂
Yöneticiler ve potansiyel yatırımcılar, birçoğumuz gibi akıllı telefonlarına, bilgisayarlara, tabletlere bağımlı oldukları için gün içerisinde bu tarz işlere çok kısa süre boyunca dikkatlerini veriyorlar.
Bu yüzden söylemeniz gereken şeyi mümkünse birkaç kelimeyle anlatmanız gerekiyor. Bunu akılda tutarak, iş dünyasında ne kadar az o kadar iyi mantığını metodolojisini kucaklayabilirsiniz.
Kaynak:
inc.com