Planlayıcı GPS’e benzer. Günlük önceliklerinizi seçmenize, hedefler belirlemenize ve ilerlemenizi takip etmenize yardımcı olur. Ancak diğer bütün üretkenlik araçları gibi, planlayıcılar da doğru kullandığınız ölçüde verimliliğinizi etkiler.

Henüz bir planlayıcınız yoksa bir an önce edinmenizi öneririm. Tavsiyem içeriğini özenle tasarladığım, hayatınızı planlamak konusunda neler yapmanız gerektiğini anlatan yönergeli ve zamansız “Kişisel Gelişim Ajandası” edinmeniz. Kulağa klişe gibi gelse de iyi bir planlayıcı edinmek, üretkenliğinizi ciddi anlamda artırabilir.

Bugün sizlere planlayıcınızdan en iyi şekilde yararlanmak ve daha verimli olabilmeniz için bazı ipuçları paylaşacağım.

1. Günlük ve haftalık hedefler belirleyin

Bir planlayıcıyı edindikten sonra atmanız gereken ilk adım, günlük ve haftalık hedefler belirlemek olmalı. Güne mutlaka günlük görev ve sorumluluklarınızı belirleyerek başlayın ve ardından da büyük resmi düşünün. Uzun vadeli hedefleriniz neler? Bu hafta, bu ay ve bu yıl neleri başarmak istiyorsunuz? Emin değilseniz düşünmeye devam edin. Hazır olduğunuzda bu hedefleri planlayıcınıza yazın ve onlara ulaşmak için bir son tarih belirleyin. Net bir tarih belirlemek size hem yön duygusu verecek ve hedeflerinize daha iyi odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

2. Öncelikleri belirleyin

Hedeflerinizi belirledikten, görev ve sorumlulukları not ettikten sonra, bir öncelik sırası belirlemeniz şart. Yapmanız gereken bütün görev ve sorumluluklar eşit öneme sahip değiller. Görevlerinize öncelik vermenin iyi bir yolu, Eisenhower matrisini kullanmaktır. Bu matris, görevleri dört bölüme ayırmanıza yardımcı olur: acil ve önemli, önemli ancak acil değil, acil ancak önemli değil ve önemli değil ve acil değil. Görevlerinize öncelik vererek, en önemli olana odaklanabilecek ve zamanınızı en iyi şekilde değerlendirebileceksiniz.

3. Planlarınızı yaparken üretken olduğunuz saatleri kullanın

Bir planlayıcıyı etkili bir şekilde kullanmanın en iyi yöntemlerinden biri de belirli görev ve sorumluluklar için en doğru zamanı belirlemektir. Görev ve sorumluluklarınızı planlayıcınıza yazarken, sadece ne yapacağınızı yazmayın. Ne zaman yapacağınızı da yazın. Örneğin, sabahları daha üretken olduğunuzu düşünüyorsanız, en önemli işlerinizi sabah saatlerine planlayın. Veya üretkenliğiniz öğleden sonra düşmeye başlıyorsa, fazla efor gerektirmeyen görev ve sorumlulukları o saatlere planlayın.

4. İlerlemenizi gözden geçirin

Ne yaparsanız yapın, planlarınızı gözden geçirmeyi unutmayın. Tercihinize göre günün veya haftanın sonunda, planlayıcınızın başına geçip ilerlemenizi gözden geçirmeyi alışkanlık haline getirin. Planlayıcınızı gözden geçirmek, zaman içerisinde vaktinizi en çok neye ayırdığınızı, geçen sürede neleri başardığınızı ve hatta geliştirmeniz gereken alanları belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bu ipuçlarını hayatınıza dahil ederek, planlayıcınızdan en iyi şekilde verim alabileceğinizden emin olabilirsiniz. Unutmayın, planlayıcılar daha üretken olmak adına iyi birer araçtır fakat diğer bütün üretkenlik araçları gibi yalnızca onu doğru kullandığınızda etkilidir. Ve etkili kullanmayı başardığınız bir planlayıcı size daha üretken bir yaşam sağlayabilir.

İlginizi çekebilir: Düşünce tarzınızı değiştirmenin 5 yolu