Aktif geri bildirim nedir: Geri bildirim istemenin ve almanın yolları

Duvara çerçeveli bir resim asarken sıklıkla yaptığımız, yakınımızdaki birinden, çerçeveye biraz daha uzaktan bakarak doğru hizalamamız için bizi yönlendirmesidir. Çıktısını önemsediğimiz her işte de çoğunlukla benzerini yaparız. Önemsediğiniz bir projeye başladınız, diyelim. İş yerinde size devredilmiş bir proje ya da kendi işiniz için uygulamaya koyduğunuz herhangi bir faaliyeti yürütüyorsunuz. Bu durumda da -eğer zoraki başlamadıysanız – kafanızda belli bir amaç ve olası çıktılarla ilgili bir beklenti vardır. Çıktılara verdiğiniz öneme göre de süreç içinde durumu kontrol etmek isteyeceksinizdir. İşte bunlar hep geri bildirim. Bazen rakamsal bazen sözel veri toplamak, ölçüm, izlenim, yaptığımızın yol açtıkları ve sonuçları, etkisi gibi unsurların hepsi geri bildirim olarak kabul edilebilir.

Aktif olarak geri bildirimin peşine düşmek, tesadüflere bırakmamak bazı durumlarda otomatik tercihimiz. Peki, ne oluyor da bazen “Nasıl gidiyor?” sorusunu istekle ve merakla sorarken, bazen bu hiç aklımıza gelmiyor? Kimi durumlarda ise aklımıza gelse de gönüllü olmuyoruz. Hangi hallerde gerekli bulmuyoruz ve haklı da olabiliriz?

Bu düşünme sorularını buraya bırakıyor ve geri bildirimden faydalanabilmek için ön koşullara bakmayı öneriyorum. Ancak ve ancak aşağıdaki koşullar sağlanırsa aktif olarak geri bildirim almanın bir faydası olacaktır.

“Ama” şalterini kapatmak

İstediğimiz ya da umduğumuz yönde gelmeyen bilgi karşısında zihnimizde belirecek reaksiyon olabilir, “Ama” ile başlayan düşünceler. Şaşırdığımız hallerde de olabilir. Amaç, elde ettiğimiz bilgiden faydalanmak olduğunda, “ama” ile başlayacak reaksiyonlarımıza destek vermemek iyi bir fikir olacaktır. “Ama bunu başka türlü yapamam ki!” derken örneğin, başka nasıl yapabileceğimize ilişkin fikir üretmek daha zordur.

Keşif bakış açısı

“Bu kişi bana ne demeye çalışıyor?”, “Bu veriler başka ne barındırıyor?” örnek cümleler olabilir. Keşif denince aklınıza çok sayıda benzeri gelebilir. Yargılamadan keşfetme bakış açısı, kendi isteğimizle geri bildirim almanın en önemli ön koşullarından.

Hediyeyi kabul etmek

Geri bildirimin kişiye özel bir hediye olduğuna dair sözü duymuş olabilirsiniz. Sizce de gerçekten öyle mi? Eğer alacağımız geri bildirimi, birilerine fikirlerini sorarak biz istemişsek, içeriği ne olursa olsun, bize verilen bir hediye gibi almak ve layıkıyla, teşekkürle kabul etmek, karşımızdakine bize katkısı için gösterdiğimiz nezaketin ötesinde, kendi bakış açımızı da olumlu yönde etkileyecektir. Ayrıca, fikrini doğrudan ya da dolaylı olarak ifade etmek, her kişi için kolay değildir. Bu nedenle de, özellikle olumsuz geri bildirim vermeyi bizim isteğimizle yapan kişinin, gerçekten herkesin kalkışmayacağı bir şey yaptığını da göz ardı etmemekte fayda var.

Bir şeyler yolunda gitmediğinde, başkalarına olumsuz etkisi olduğunda ya da sadece bize yardımcı olmak veya görevini yerine getirmek için, insanlar zaman zaman biz istemeden de geri bildirim verebilirler. İş konusunda sık rastlanan, işler yolundayken geri bildirimin aksatılması, ancak sorun olduğunda yapılmasıdır ki, bu da bu kavrama olumsuz anlamlar yüklememizin bir sebebi. Oysa, bir şeye maruz kalmak ile, onu kendi inisiyatifimizle istemek arasında epeyce fark var. Özellikle, zorunlu olmadığımız hallerde geri bildirim arayışına girmek, güzel fırsatlar barındırıyor. Tıpkı, zaman yönetimi konusunda çok konu olan Eisenhower Matrisi’nin stratejik avantajları çağıran “Ne zaman yapacağını planla” bölgesi gibi, çoklu faydalara gebe olan bu hareketin potansiyeline göz atalım.

Geri bildirim istemenin işe yarayabileceği durumlar

Hedeflenen gelişim için

Geri bildirimin en başta akla gelen işlevi, bir performansı, iş sonucunu ya da ilgili başka unsurları iyileştirmek. Çok önemli bir yan faydası da elbette öğrenerek ilerlemeye katkısı. Örneğin, bir sunum hazırlarken meslektaşlarımızın fikrini alarak düzenlemek ve böylece sunumu yaptığımızda amaçladığımız sonuçları elde etmek gibi. Aynı zamanda, sadece o sefer değil, bundan sonra her sunum yaptığımızda kullanabileceğimiz iç görüler ise yanımıza kâr kalır.

Karar verirken

Diyelim ki, zorunlu olmadığınız halde yapmayı seçtiğiniz bir faaliyet var. Sürece devam edip etmemeye, ya da süreç değişikliklerine doğru şekilde karar vermek için geri bildirim almak son derece yol gösterici olabilir. Örneğin, bilgi paylaşımları yaptığınız makaleleri düzenli olarak yazmaya devam edip etmeme kararı için, okunma ve paylaşılma sayılarına bakmak, yüksek rakamlar varsa devam etmek, düşük ise vazgeçmek ya da içerikleri değiştirmek gibi.

Önceliklendirme yaparken

Bir hedefe ulaşmak için yapılması gereken görevler içinde stratejik öneme sahip olanları, yani hedefe en çabuk ya da etkin şekilde taşıyacak olanları öncelik sırasına koymak gerekebilir. Böyle bir durumda da geri bildirim almak sıralamayı kolaylaştırabilir. Örneğin, yeni girdiğiniz bir işte görev tanımınıza dahil olanlardan hangilerinin daha kritik olduğuna karar vermek için, iş planınız ve yaptıklarınızla ilgili yöneticinizden ve iş arkadaşlarınızdan görüş almak gibi.

İlişkiyi güçlendirirken

İnsanlar, fikirlerinin ve görüşlerinin sorulmasını olumlu karşılarlar. Bu, onlara saygı duyduğumuzun ve değer verdiğimizin de bir göstergesidir. Buradan hareketle, olumlu ilişkiler kurmak istediğiniz veya ilişkinizi onarmak ya da güçlendirmek istediğiniz kişilerden geri bildirim istemek, veri toplamanın ötesinde iyi ilişkiye yönelik bir adım olacaktır.

Kişisel imaj ve özgüven için

Geri bildirim istemenin her zaman herkes için kolay bir adım olmayabileceğini daha önce de konu etmiştik. Tam da bu nedenle, aktif olarak geri bildirim istemek aynı zamanda güvenli bir davranış örneğidir. Hem karşımızdakine güvendiğimizi (aksi halde görüşünü sormayız), hem de kendimize güvendiğimizi gösterir. Nadir rastlanan bir davranış olarak, yapana avantajlı bir pozisyon sağlayabilir.

Kontrolü ele almak için

Bir diğer popüler deyişle, “proaktif olmak” diyebileceğimiz bir eylemdir. Dışarıdan gelen bildirimlerin ne zaman ve ne sıklıkta olacakları, -eğer performans görüşmesi gibi yapılandırılmış bir süreçte değilsek- belli değildir. Hazırlıklı olunmayan şeyleri nasıl yönettiğimiz kesinlikle faydalı bir gelişim konusu olmakla birlikte, önemsediğimiz bir konuda direksiyona kendimiz geçmek de isteyebiliriz. Örneğin, kariyeri boyunca istediği yerlere gelmek için yaptıklarının görülmesini ve takdir edilmesini bekleyen bir kişinin durumu ile iş performansı hakkında düzenli olarak yöneticilerden ve başkalarından geri bildirim isteyerek yolunu çizen bir kişinin durumu, kontrolü ele almak ve hedeflere ulaşmak açısından çok farklı olacaktır.

Küçük bir uygulama ile yazıyı sonlandıralım:

Şu ara sürdürmekte olduğunuz ve iyi şeylere yol açmasını umduğunuz neler var? Bunlardan hangisi hakkında objektif görüşler almak ya da veri elde etmek sizi daha çok ilgilendirir? Nereden veya kimden bildirim alabilirsiniz? Bu bilgiyi nasıl değerlendireceksiniz ve ne yapacaksınız?

İlginizi çekebilir: Kendinizi geliştirmek istediğiniz alanda veriminizi artıracak öneriler

Ece Ağabeyoğlu, ACC
1998 – 2014 arasını kapsayan tam zamanlı kurumsal çalışma döneminde sigorta ve bankacılık sektörlerinde satıştan risk analizine, oradan eğitmenliğe ve koçluğa uzanan yerli ve ... Devam